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O que é Produtividade?

O significado de produtividade está relacionado com a quantidade e qualidade das tarefas produzidas em um período de tempo e, os recursos que foram utilizados durante o processo de produção.

O conceito de produtividade está interligado com a alta performance no ambiente organizacional e a eficiência na entrega de resultados.

A qualidade de ser produtivo é ter sob controle a gestão do tempo, para otimizar a realização das tarefas da rotina de trabalho. Para ser considerado produtivo, é preciso ter o conhecimento de metodologias, como o Ciclo PDCA e indicadores de desempenho, além de uni-las com o auxílio de ferramentas que automatizam os processos.


Mas não confunda alta produção com alta produtividade. A diferença entre produzir e ser produtivo tem a ver com a prioridade das tarefas, que devem ser executadas por ordem de urgência, respeitando os prazos e evitando realizar as demandas por ordem de complexidade. É saber ter um bom planejamento antes de começar a realizar de fato as atividades.


De acordo com Chris Bailey:

“...na maioria dos trabalhos, eficiência não é mais suficiente. Quando você tem mais coisas para fazer do que nunca, em menos tempo, e com liberdade e flexibilidade sem precedentes na forma como você vai fazer algo, a produtividade não está mais relacionada à eficiência de seu trabalho. A produtividade é quanto você consegue alcançar."

Qual é a diferença entre produtividade e eficiência?


Os termos ‘produtividade’ e ‘eficiência’ são confundidos com frequência, mas seus significados são bem distintos — e entender essa diferença é importante se você quer aplicá-los em seu trabalho.

Vamos por etapas. A produtividade está ligada à entrega de resultados de uma pessoa ou empresa durante um período específico. Já a eficiência é a forma como esse resultado é alcançado.

Quer um bom exemplo? João trabalha com atendimento ao consumidor e recebe 100 ligações em seu expediente de 8 horas. No mesmo escritório, Maria trabalha 4 horas por dia, mas também recebe 100 ligações. Esses dois trabalhadores são igualmente produtivos, mas Maria é duas vezes mais eficiente.

Ou seja, a produtividade mede os resultados, enquanto a eficiência mede como esses resultados são obtidos, especialmente quando pensamos sobre o consumo de recursos. A eficiência pesa em aspectos como tempo ou dinheiro gastos, assim como a maneira em que esses recursos são empregados.


O que significa ser produtivo?


Podemos expandir um pouco mais a discussão determinando melhor o que é essa busca. A noção mais importante que precisa estar na cabeça de quem quer ser produtivo é que eficiência é diferente de pressa.


A pessoa produtiva não é aquela que trabalha no 220v o tempo todo. Tampouco é a que corre com a atividade atual para engatar logo a próxima. Otimizar é diferente. É estruturar tarefas de forma que elas sejam feitas seguindo uma hierarquia de prioridade, disponibilidade e disposição. Assim, elas naturalmente serão realizadas da melhor forma possível, respeitando os limites do profissional e atendendo as demandas mais importantes.


A conclusão dessa reflexão é interessante: a produtividade tem muito mais a ver com o planejamento do que a própria execução das atividades. Ser produtivo é saber organizar suas responsabilidades e ter disciplina para seguir o que foi estabelecido. Quando você muda o foco do seu trabalho para essa nova visão, fica muito mais fácil enxergar as oportunidades de aprimorar seu trabalho tanto na rotina pessoal quanto na carreira.


Produtividade e trabalho moderno

Bailey destaca que nossos trabalhos estão cada vez menos parecidos com as tarefas repetitivas que eram praticadas pelas indústrias há 50 anos, quando a Revolução Industrial definiu parâmetros de produção. Na verdade, a ocupação dos trabalhadores modernos está ficando muito mais dinâmica.

“As empresas emprestaram essa metodologia (da linha de produção) e, quando você tinha tarefas padronizadas, até funcionava.” destaca o antropologista e autor Rahaf Harfoush.

“Agora, estamos em uma economia de conhecimento onde as pessoas desenvolvem ideias, estratégias e serviços impossíveis de mensurar com o tempo.” Para ser produtivo, é necessário mais do que o gerenciamento do tempo; também é necessária a gestão de energia e atenção. Ser produtivo é ter a quantidade certa de tempo, atenção e energia. — Chris Bailey

Se você não investe seu tempo da maneira certa, não importa quanta energia e foco você tenha — você não vai obter muitos resultados no final do dia.


Se você não consegue se concentrar no que está fazendo, não importa quais sejam as tarefas ou que você tenha energia de sobra — você não conseguirá se empenhar em seu trabalho ou ser mais produtivo.


E se você não consegue direcionar sua energia, não importa o quanto você seja bom em lidar com seu tempo e atenção — você não terá combustível suficiente no tanque para fazer tudo o que precisa.

Pense na produtividade como aquilo que acontece quando vários componentes trabalham em harmonia. Vamos dar uma olhada em cada um deles.


Componentes mais importantes da Produtividade


1. Tempo

Nem todo tempo é igual quando o assunto é trabalho. Algumas tarefas funcionam como uma corrida de 100 metros rasos — responder e-mails, por exemplo —, enquanto outras atividades são tão profundas e criativas, que demandam várias horas e interrupções limitadas.

Entender o tempo que você tem para todos os itens da sua lista de tarefas é importante para gerenciar seu expediente e carga de trabalho com eficiência. Se você tem controle do seu tempo, talvez seja bom programar seus dias ou períodos para cada atividade — segunda-feira pode ser seu dia de fazer reuniões, já a tarde de sexta-feira fica reservada para os relatórios.

2. Foco e atenção

Em seu livro Personal Productivity Secrets, a autora Maura Nevel Thomas afirma que o foco é uma das habilidades mais raras e valorizadas do século 21. O ‘gerenciamento de atenção’ é um dos componentes essenciais da produtividade e, de acordo com especialistas, muito mais importante do que a gestão de tempo (ainda vamos falar mais sobre isso).

Organizar seu tempo para uma tarefa não faz muita diferença se você desvia sua concentração a cada notificação que chega em seu celular. Estudos já comprovaram que para cada distração (incluindo checar e-mails), você precisa de mais de 20 minutos para retomar sua atenção.

Se você empenhar toda a sua atenção em concluir seus projetos, você conseguirá trabalhar melhor e mais rápido.

3. Energia

A obra Getting Results the Agile Way de J. D. Meier reforça a ideia de que energia é um componente enorme em uma rotina de trabalho produtiva e recompensadora. “Você não pode ter mais horas por dia” ele explica. “Mas você pode mudar sua energia. E, se você usar sua energia da melhor forma, você pode amplificar o impacto de formas incríveis.”


Se você puder recarregar suas energias entre cada tarefa, sua capacidade vai atingir níveis estratosféricos.

“Até onde sabemos, o tempo vai passar na mesma velocidade, mas o que pode variar em uma rotina é quanta energia e atenção você tem. Na economia de conhecimento, isso é o que define o quanto você é produtivo e, mais importante, é algo que você pode controlar.”

Você provavelmente já ouviu que trabalhar por mais tempo não significa trabalhar mais. Um estudo de Stanford revelou que as pessoas que trabalham 70 horas por semana alcançam os mesmos resultados que aquelas que produzem por 55 horas.


Em resumo, você precisa da quantidade certa de energia para ser produtivo e, às vezes, isso significa dar uma pausa, sair de frente da tela ou simplesmente parar de pensar nas próximas atividades.

Gretchen Rubin, autora dos best-sellers The Happiness Project e The Four Tendencies tem uma maneira bem particular de expressar essa ideia.

“Eu sempre tive a sensação desconfortável de que se eu não estivesse sentada de frente para o computador e digitando, eu estava desperdiçando meu tempo — mas eu me obriguei a ampliar minha visão do que é ser ‘produtiva’. O tempo gasto com minha família e amigos nunca foi desperdiçado.”

A alimentação saudável e a produtividade


A relação entre alimentação saudável e produtividade já foi tema de estudos inclusive da Organização Internacional do Trabalho (OIT), atestando que uma alimentação inadequada no ambiente de trabalho pode reduzir até 20% da produtividade e da eficiência dos colaboradores.


Uma alimentação saudável e balanceada, com a possibilidade de um acompanhamento nutricional, é a base para manter nosso organismo e fornecer os nutrientes necessários para realizarmos as atividades do nosso dia a dia com eficiência.


Se o sistema digestivo estiver comprometido pela falta ou pelo excesso de nutrientes, outros sistemas do corpo humano serão afetados, como a memória, o raciocínio e a concentração — processos cerebrais essenciais para o desenvolvimento de qualquer atividade.


É seguro dizer que a alimentação pode ser responsável pelo baixo rendimento de um profissional em muitas situações, independentemente do tipo de atividade que ele exerce. Logo, incentivar melhores hábitos alimentares é um investimento não só na saúde dos funcionários, mas também para os resultados da empresa.


Se somos o que ingerimos, o que será de uma equipe que se alimenta mal? Inicialmente, podemos pensar que será uma equipe com a saúde mais fragilizada, vulnerável e com baixo desempenho.


Claro que existem outros impactos que afetam diretamente o desempenho do colaborador. Mas, uma alimentação saudável pode trazer vários benefícios para a empresa — dentre eles, o tão almejado aumento da produtividade.


Como ter mais produtividade?


A mudança de ponto de vista que citamos acima já faz uma grande diferença para melhorar a sua produtividade. Mas podemos ser ainda mais objetivos aplicando essa ideia a uma rotina, tanto para o seu trabalho quanto para a gestão de equipes. Veja algumas dicas nesse sentido!


1. Produtividade individual


A produtividade individual é a que exige mais disciplina, pois tem muito a ver com a sua percepção de responsabilidade sobre demandas na sua vida e no seu trabalho. Nesse sentido, podemos apontar dicas bem simples que já causam grande impacto na sua produtividade:


  • começar sempre por tarefas simples e rápidas para entrar no ritmo de trabalho;

  • usar algum tipo de metodologia ou lista para acompanhar sua evolução;

  • quebrar grandes objetivos em pequenas tarefas, tanto para melhorar sua motivação quanto para estruturar a produtividade de forma mais eficiente;

  • não forçar a execução de mais do que é possível fazer na situação atual;

  • quando for impossível realizar tudo que foi planejado, focar no que é importante e urgente;

  • saber dar como suficiente uma tarefa quando sua conclusão é subjetiva.


Quando o trabalho é criativo, muitas vezes o profissional tem dificuldade de desapegar de uma tarefa até que esteja exatamente como imaginou.


Isso é ótimo para a qualidade do seu trabalho, mas às vezes a produtividade tem que envolver também algum desapego. Entender quando está bom o suficiente para o cliente é uma forma de melhorar muito a sua eficiência no dia a dia.


2. Produtividade coletiva


Gestores não precisam apenas lidar com a sua produtividade, mas também de equipes sob seu comando. Essa parte é geralmente mais complexa porque envolve o gerenciamento de pessoas com diferentes perfis e capacidades produtivas. Veja algumas dicas que podemos dar:


  • estruture sempre o projeto de forma visual e clara para todos os membros da equipe;

  • não tenha medo de delegar;

  • aposte em ferramentas de comunicação e colaboração;

  • incentive a confraternização entre as equipes dentro e fora do trabalho;

  • inclua o descanso e o lazer no planejamento produtivo;

  • foque em controlar as tarefas, não as pessoas;

  • tenha abertura para que todos os membros da equipe deem insights sobre formas melhores de realizar o mesmo trabalho;

  • acompanhe indicadores de produtividade (falaremos mais sobre eles neste texto).


A melhor forma de trabalhar a produtividade coletiva é expandir a ideia de otimização do seu próprio trabalho para toda uma equipe. Assim, você vê um grupo de pessoas como um só organismo, trabalhando para um único objetivo.


Quais as vantagens de uma empresa produtiva?


É claro que a produtividade é sempre positiva. Mas o que queremos agora é definir como. A importância de mudar essa mentalidade sobre o planejamento produtivo é o impacto prático que ela causa em empresas. Veja os benefícios que uma empresa focada na otimização colhe em troca!


1. Mais agilidade e eficiência


O efeito mais aparente do aumento de produtividade é ter tarefas, atividades e processos agilizados. Isso vai influenciar diretamente nos prazos dados a clientes e na disponibilidade dos profissionais, que sempre têm flexibilidade para trabalhar em várias funções em alternância.


2. Economia de recursos


Como dissemos, produtividade significa fazer mais com o mesmo tanto ou menos. A consequência disso é sempre economia dos recursos que citamos, principalmente o tempo.


Isso também influencia na diminuição dos desperdícios podendo até tornar a empresa mais sustentável — uma preocupação importante para o futuro.


3. Redução de custos de produção


Se a empresa gasta menos recursos, ela gasta menos dinheiro. Se ela gasta menos dinheiro, consegue aumentar a lucratividade e, com isso, algumas vantagens importantes no mercado: preços mais competitivos, capacidade de investimento maior e possibilidade de contratar novos talentos.


4. Mais competitividade


Além do preço, a relação entre qualidade e velocidade de entrega é vital para o sucesso de uma empresa. Quanto mais produtiva ela for, mais pode oferecer das duas coisas e conquistar o cliente. É difícil bater de frente com uma empresa que faz muito, faz bem e faz rápido.


5. Mais foco na criatividade


Processos otimizados e uma produtividade bem estruturada criam um ambiente mais propício para a criatividade dentro de uma empresa. Isso porque a equipe não está o tempo todo correndo atrás do cronograma e pressionada com atrasos. A eficiência dá tranquilidade para testar, discutir, arriscar. Onde há estrutura, há criatividade.


6. Atração de novos talentos


Se uma empresa é bem organizada em seus processos, tem competitividade no mercado e abertura para a criatividade dos profissionais, ela será naturalmente um chamariz para novos talentos.


Com isso, é possível criar um ciclo virtuoso, em que pessoas competentes aumentam a eficiência e atraem pessoas mais competentes. Ter essa imagem no mercado faz toda a diferença tanto para a captação de profissionais quanto de clientes.


O que afeta negativamente a produtividade?


Depois de conhecer os fatores que aprimoram a produtividade e seus benefícios, é hora de entender o impacto negativo de não se preocupar com o assunto dentro de uma empresa. Veja o que acontece em uma rotina ineficiente e pouco otimizada!


1. Falta de organização operacional


A desestruturação de uma empresa pode se tornar uma bola de neve. Equipes não sabem exatamente em que pé estão no projeto, há muitos ruídos de comunicação e o retrabalho é constante.


São características terríveis para a produtividade. Quanto mais incertezas, mais difícil é entregar um bom trabalho dentro do prazo estipulado.


2. Falta de definição de responsabilidades


Falando em incertezas, delegar é uma responsabilidade e uma obrigação de bons gestores. Quando um profissional nessa posição quer abraçar todo o projeto, ele se torna um gargalo do próprio negócio.


Produtividade exige decisões e ações rápidas. Não se consegue isso fazendo toda a equipe esperar para que uma pessoa só processe toda a informação para decidir o que fazer em seguida.


3. Problemas para priorizar tarefas


Como definimos, a produtividade é muito influenciada pelo planejamento estratégico antes da execução. No centro dessa ideia está a sua capacidade de priorizar quais tarefas precisam ser feitas em qual ordem.


Quando não há essa preocupação, pode haver uma falsa sensação de um ambiente produtivo, mascarada por muitas atividades sendo feitas e concluídas em pouco tempo. Mas, quando paramos para revisar o que foi feito, vemos que muitas das que eram realmente importantes ficaram para trás.


4. Baixo suporte à criatividade


A criatividade gera produtividade. Não só no incentivo a trabalhos de qualidade com poucos elementos, mas nos próprios insights para realizar processos de formas mais eficientes.


Uma empresa sem abertura a novas ideias é uma empresa estagnada, que não consegue extrair o máximo de sua produtividade.


5. Falta de apoio tecnológico


A tecnologia hoje é fundamental para garantir a produtividade dentro das empresas. Muito da ineficiência de processos ainda está atrelada a tarefas manuais e mecânicas que consomem tempo e recurso dos profissionais responsáveis.


Esse é um ponto tão importante que já é quase impossível para uma empresa competir na ponta do mercado sem auxílio tecnológico. É um tipo de produção completamente inviável para o futuro.


6. Pouco cuidado com a saúde


Podemos falar de processos, ferramentas, tecnologias, mas a produtividade, no fim do dia, vem das pessoas. É a sua equipe que está buscando soluções criativas para entregar grandes trabalhos.


E quem consegue ser criativo ou eficiente quando o cansaço bate? Quando o estresse e a ansiedade limitam seu poder de análise e decisão? Quando as dores no corpo não deixam uma pessoa focar no que estão fazendo?


Ser produtivo não é sempre fazer o máximo possível, mas o melhor possível. A empresa que não se preocupa com a saúde de seus colaboradores pode ter uma percepção de muitas horas trabalhadas, mas esse tempo se torna vazio, improdutivo.


A melhor coisa a fazer é equilibrar bem-estar e obrigações. É entender que a estruturação dos processos é muito mais importante do que exigir demais das pessoas.

Como calcular a produtividade dos colaboradores?

Existem diversas fórmulas que têm como resultado a produtividade de uma empresa, ou de um profissional específico, e essas fórmulas são muito utilizadas no dia a dia dos negócios.


Para fazer o cálculo de produtividade se baseando no tempo médio para realizar uma atividade, como por exemplo o tempo de um atendimento, usa-se a seguinte fórmula:


Índice de produtividade = número de clientes atendidos / horas trabalhadas no período.

Também é possível fazer o cálculo de produtividade de maneira geral, utilizando a fórmula:


Produtividade = quantidade de produtos ou serviços produzindo / quantidade de recursos utilizados = output / input.

E também existe o cálculo de produtos que considera mais o lado financeiro, que a fórmula é:


Produtividade = receita total ÷ pelo custo total.

Essas são as fórmulas para o cálculo de produtividade mais utilizadas, que, quando necessário, podem ser adaptadas para outros setores da empresa, que não envolvam o tempo, nem custos.


Como calcular a produtividade por hora, na prática?


O cálculo de produtividade por hora é um dos mais praticados pelos empreendimentos, pois auxiliam os negócios a identificar o tempo gasto em cada operação de atendimento. Isso ajuda as empresas a determinarem quem são seus agentes mais eficientes, e quais são aqueles que precisam melhorar seus desempenhos, insights importantes para o gerenciamento de pessoas.


Confira um exemplo de cálculo de produtividade por hora, na prática:


Maria e José trabalham oito horas por dia, e nesse período, Maria costuma atender 12 pessoas, enquanto José atende 16. Calculando o desempenho de cada um individualmente temos:


  • Índice de produtividade da Maria = 12 / 8


Sendo assim, o índice de produtividade de Maria é de 1,5 pessoas atendidas por hora.


  • Índice de produtividade do José = 16 / 8


Sendo assim, o índice de produtividade do José é de 2 pessoas atendimento por hora. É importante dizer que outros fatores relevantes, como a satisfação dos clientes em cada atendimento, também podem ser relevantes nesses cálculos, tudo depende de quais KPIs de produtividade as empresas considerarem em seus cálculos.

1. Entendendo o resultado do indicador de produtividade

Com esses dados em mãos conseguimos chegar no nosso indicador de produtividade, esse valor indica a média que cada pessoa da sua equipe produz para a empresa.


Para ter referência se esse número está bom ou ruim você pode fazer o acompanhamento mensal identificando quais períodos do ano a sua empresa é mais produtiva, além disso, com esse indicador você pode definir metas e criar estratégias que ajudem a alcançar melhores resultados aumentando a produtividade da sua empresa.


20 Dicas para aumentar sua Produtividade


1. Programe-se


É importante preparar suas atividades e não apenas deixar que elas ocorram conforme o que for apresentado durante o dia. Tenha objetivos a serem cumpridos — ao menos, para o período da manhã — e otimize sua produtividade.


A melhor maneira de fazer isso é montar uma lista com tudo aquilo que você já sabe que deve executar durante o período. Assim sendo, recomendo tirar 5 minutinhos no dia anterior ou no começo das tarefas para organizar o que tem que ser feito.


Nesse momento, não é preciso se preocupar com a ordem ou nada do tipo. Basta escrever as obrigações e o prazo em que elas devem ser cumpridas. Se seu cotidiano não for tão previsível, inclua, ao menos, as tarefas que realiza com maior frequência.


2. Meça seu tempo


Saber quanto tempo você leva para terminar cada tarefa é essencial. Com essa informação, fica mais fácil distribuir as obrigações entre os períodos da manhã ou da tarde, por exemplo. Também é um jeito de entender o que é viável para cada dia.


Para fazer essa medição, recomendo utilizar um relógio para saber quanto tempo gasta com uma tarefa e avaliar as perdas que existem com procrastinação. Você também pode adotar aplicativos específicos e que aparecem em várias opções no celular.


O importante é medir, ao longo dos dias, o tempo que é necessário para cada tarefa. Quanto mais dados tiver, mais fácil é se planejar para aumentar a produtividade no trabalho.


3. Priorize


As atividades devem ser priorizadas conforme sua criticidade e tempo para execução. Mas, para isso, é preciso que você conheça exatamente os aspectos de cada uma delas. Para saber no que focar, fique atento em relação ao que evitar para não prejudicar sua produtividade.


No geral, é interessante refletir a respeito do prazo e, principalmente, do impacto que cada atividade terá no restante do seu dia.


Imagine que você tem que realizar uma tarefa com prazo até a noite. Somente ao pensar nisso, ela poderia ficar para o final do período de trabalho, certo? Mas, se várias outras coisas dependem dela, não dá para deixá-la para depois. Então, a priorização tem que considerar o impacto em todo o dia.


Além disso, não se esqueça de deixar espaço para algumas urgências e pendências que podem surgir ao longo das horas. Assim, você não corre o risco de ter que se reorganizar várias vezes.


4. Anote o que for importante


Não dependa e nem confie apenas na sua memória. Quando menos imaginar, pode ser que você precise de uma informação não tão recente e, sem que tenha tomado nota, vai ficar difícil ter bons insights. Anote tudo o que precisa ser feito.


Se não quiser recorrer à velha dupla de papel e caneta, indico as listas de tarefa online ou em aplicativos. O importante é registrar, tintim por tintim, o que deve ser concluído a cada dia. Além de tudo, é uma forma de não ser traído pela memória ou de deixar de fazer algo por mero esquecimento.


5. Use a tecnologia com moderação


Não perca mais tempo do que o necessário usando aplicativos se eles não forem ajudá-lo a aumentar a produtividade. Estabeleça momentos e períodos específicos para essas atividades e evite dispersar a atenção com tanta frequência.


Em especial, as redes sociais são as grandes vilãs quando se fala nisso. Dar aquela paradinha para checar as novidades pode ser fatal quando a ideia é aumentar a produtividade. Então, reduza o uso desses elementos somente ao que for necessário.


Caso não precise do celular em uma determinada tarefa, deixe-o longe. Se uma obrigação puder ser executada offline, fuja da internet. A única exceção, é claro, é para o uso de recursos que ajudam na execução das atividades, como os aplicativos de medir o tempo. Tudo isso contribui para manter o foco no que realmente interessa.


6. Evite interrupções


A concentração é um elemento muito importante para a produtividade. Quanto mais você conseguir focar em uma tarefa, melhor é o fluxo para terminá-la, certo? Por isso, a minha recomendação é que evite interrupções se quiser aumentar a produtividade.


Avise aos colegas de trabalho que está cumprindo tarefas e que não pode interrompê-las durante determinado período. A menos que seja algo urgente, resista à tentação de se engajar em conversas ou outras atividades antes de concluir o que você está realizando.


Além disso, é fundamental tomar cuidado com outros meios de contato, como ligações e e-mails. Evite conferir as mensagens a todo instante e não as responda de maneira imediata — a menos, é claro, que sejam mais importantes do que sua tarefa atual. Assim, você não corre o risco de desviar esforços de tarefas críticas.


7. Faça pausas de descanso


Eu sei que parece meio contraditório falar em evitar interrupções e, então, comentar sobre os intervalos. Mas sabia que trabalhar sem parar não é a melhor escolha se você quiser ser produtivo? Pois é, o que eu descobri é que isso tem até embasamento científico!


Uma pesquisa realizada pela Universidade de Illinois mostrou que os participantes que fizeram pequenas pausas a cada 50 minutos mantiveram o desempenho de tarefas. Em compensação, quem ficou atrelado ao trabalho por longos períodos viu a performance ser muito prejudicada.


Para as atividades que envolvem criatividade, as pausas também são benéficas. Após andar por 5 minutos ou mudar de cenário, torna-se mais simples encontrar saídas específicas. Então, os momentos de descanso são muito bem-vindos.


Não estou dizendo para você trabalhar por 30 minutos e ficar outros 30 sem agir. Porém, é importante deixar o cérebro descansar um pouco, de modo a melhorar seu desempenho. Inclusive, manter essas pausas é uma ótima forma de dar aquela conferida nas redes sociais ou responder e-mails. Assim, você não sentirá a necessidade de procrastinar enquanto estiver cumprindo a tarefa específica.


8. Faça um balanço


Quando conseguir controlar melhor suas atividades, avalie as que duram mais do que o necessário e aquelas que poderiam consumir um tempo maior de dedicação. E programe-se para o dia seguinte. Além disso, é muito importante que você fique atento aos indicadores de produtividade.


Quanto mais conhecer seu comportamento, mais fácil é ajustar a programação. Não deixe de identificar suas maiores distrações, bem como seus “ralos” de produtividade. A partir dessas informações, faça um balanço das atividades para obter efeitos cada vez melhores, combinado?


9. Estude sobre o assunto


Para aumentar a produtividade no trabalho, é preciso treinar bastante e estimular sua energia. A prática leva à perfeição, mas somente ela não basta. Todas essas dicas são muito úteis, contudo, se você quiser levar o desempenho a um novo resultado, é crucial estudar o tema.


Não abra mão de sempre pesquisar novos métodos, soluções e orientações para conseguir ser mais produtivo. Afinal, novas descobertas são feitas frequentemente e é possível se beneficiar delas.


Também é com o estudo que terá todas as ferramentas para encontrar o que funciona para você. Então, o que eu sugiro é fazer um bom curso sobre o tema. Garanto que terá tudo o que é necessário para facilitar seu crescimento e até ampliar a satisfação com sua forma de trabalho.


10. Durma corretamente


Qual foi a última vez em que você dormiu 7 ou 8 horas em uma noite? Esse é um grande desafio para o trabalhador que tem uma vida agitada e repleta de compromissos. Se você tem filhos, é ainda mais difícil, mas saiba: dormir bem tem impacto direto no seu rendimento!


O ideal é que você chegue o mais perto desse tempo de sono, e tudo começa pelo planejamento. Elimine hábitos prejudiciais como ver TV na cama ou usar o smartphone antes de dormir. Isso prejudica seu sono e atrasa o seu adormecer.


Além disso, o principal: deite cedo! Por mais que seja difícil, esse é um processo que deve ser adotado gradativamente. Se você dorme pouco, seu corpo tem menos descanso e no dia seguinte é mais difícil conseguir render adequadamente.


11. Faça exercícios físicos ao acordar


Se você não está se mantendo ativo, já saiba que isso influencia na sua resistência e disposição para o trabalho e outras atividades. Mais do que se movimentar, é necessário fazer isso logo cedo, como sua primeira atividade do dia.


Os exercícios matinais liberam serotonina e fazem seu cérebro trabalhar melhor. Além de aumentar a produtividade, seu corpo passa a funcionar de maneira mais efetiva e a tendência é que haja um desgaste mais natural ao longo do expediente. O sono virá mais forte ao fim do dia e você dormirá melhor.


12. Comece pelo mais difícil


Um dos grandes problemas que impactam a produtividade é a procrastinação. Entre suas várias motivações, as obrigações com tarefas mais complexas é uma das principais. Nesse cenário, não tem jeito: encare logo cedo o que der mais trabalho e for mais difícil, por mais que seja um esforço muito maior.


Isso garante que você precise dedicar o esforço maior logo de primeira, o que fará com que você risque da sua lista de tarefas diária o que é mais complicado. A partir daí, o dia será mais leve! As outras demandas serão encaradas com maior disposição e você terá muito mais produtividade.


13. Separe um tempo para o e-mail


O e-mail é uma ferramenta de tempo mas, se não for bem gerido, é um dos verdadeiros ladrões dos seus valiosos minutos no dia a dia. Acontece que as mensagens não param de chegar e, se você resolver ler todas em tempo real, ficará difícil se concentrar e finalizar a demanda que está sendo executada naquele momento.


Organize-se e defina momentos para ler seus e-mails! A primeira leva pode ser lida logo no início do expediente, até para organizar as tarefas do dia. Após isso, separe mais 2 ou 3 períodos, com um tempo de 30 a 40 minutos para ler o que for recebido ao longo do dia. Assim, você evita interromper suas demandas e consegue aumentar a produtividade.


14. Use ferramentas de produtividade


Nos dias de hoje, é praticamente impossível pensar em aumentar a produtividade sem ter o suporte de uma ferramenta para organizar demandas, controlar projetos e direcionar os esforços. Seu cotidiano ficará mais bem dividido, com bons lembretes e ideias estruturadas com suporte de alguns softwares como:

  • Trello: ajuda a criar fluxos de processos, separando colaboradores em grupos que podem ser editados e atualizados. A operação é simples, intuitiva e a interface é bastante agradável;

  • Monday: Aumente o alinhamento, a eficiência e a produtividade da sua equipe, personalizando qualquer fluxo de trabalho para atender às suas necessidades. É uma ferramenta de gerenciamento do fluxo de trabalho. Ela pode ser utilizada tanto para acompanhar aquelas tarefas diárias e recorrentes como também para visualizar o andamento das etapas de um grande projeto;

  • Notion: é uma ferramenta de organização e distribuição de tarefas. Ele é excelente para equipes cujos componentes não trabalham todos no mesmo lugar e para home office. A ferramenta se destaca especialmente porque permite que haja o acesso a documentos, agenda e lembretes em um só lugar;

  • ClickUp: é um gerenciador de tarefas com altíssima performance e diversas funcionalidades baseada em nuvem para todos os tipos e tamanhos de equipes e empresas, sendo capaz de combinar aplicativos de negócios importantes e centralizar as informações da empresa em uma única solução online.

A ferramenta também não para de inovar e sempre procura fornecer continuamente novos recursos, melhorias e aprimoramentos com base nas necessidades de seus clientes se mantendo desta forma sempre atualizada.



15. Saiba quando delegar


O trabalho em equipe é fundamental, mas nem sempre se sabe o poder de dividir suas demandas com outras pessoas. Às vezes, não será possível assumir todas as tarefas. Aliás, você já parou para pensar se não está deixando de delegar demandas a outras pessoas?


Se o trabalho é direcionado a quem pode executá-lo mais rapidamente, é realmente necessário fazer isso. Centralizar tudo é uma forma de querer ser responsável e garantir a qualidade do trabalho, mas assim você pode ficar sobrecarregado. Saiba delegar o que for necessário e fique somente com o volume de demandas de que você pode cuidar!


16. Beba bastante água


Nunca será possível aumentar a produtividade se você não está fisicamente bem. Seu corpo precisa responder às exigências e isso passa por bons hábitos de alimentação e de hidratação. A propósito, você tem controlado quantos litros de água ingere diariamente? Cerca de 2l é o mais recomendado!


No seu expediente, mantenha sempre uma garrafa por perto. Isso facilita e fortalece o hábito de beber água em intervalos menores e que ajudarão seu corpo a trabalhar melhor, especialmente nos dias de maior exigência com as suas tarefas. As pausas para hidratação também dão um ritmo bem mais saudável aos seus esforços!


17. Evite perfeccionismo


Entregar resultados é o que motiva muitas pessoas a acordar de manhã e se dedicar a um trabalho. No entanto, você não pode ficar refém da forma como entrega suas demandas, especialmente quando isso o coloca em um estágio de perfeccionismo exagerado.


É claro que a busca pela entrega de qualidade é importante, mas lembre-se de que estamos em uma luta para aumentar a produtividade. Nem tudo poderá ser feito com 100% de eficácia e, quando não se entende esse limite, muito tempo é perdido na tentativa de melhorar algo que já está satisfatório e bom.


18. Trabalhe com o que gosta


Acha difícil trabalhar com o que gosta? Nem todo mundo, assim como eu, está atuando na área favorita, mas aqui fica o desafio: busque isso para a sua vida! Quando o envolvimento com a tarefa é mais do que o compromisso com o dinheiro, você se dedica mais porque tem maior prazer pelo que é o seu trabalho naquele momento.


A produtividade está muito ligada à parte mental, e nem sempre o trabalhador está plenamente satisfeito. Se você ainda não trabalha com o que gosta, use seu momento atual para servir como motivação.


Assim, você chegará às conquistas profissionais que tanto deseja, quem sabe se tornando um empreendedor!


19. Curta as suas férias


Ninguém vive de trabalho apenas, por mais dedicado e workaholic que seja um profissional! O fim de um expediente deve representar descanso mental e físico, e esse desligamento precisa ser ainda maior nas férias. São períodos merecidos e que, acima de tudo, são direitos do trabalhador. Portanto, aproveite esses dias para simplesmente fazer qualquer coisa entre relaxar e se divertir.


As férias, quando bem aproveitadas, são um desafogo físico e mental que terão impacto direto na sua atuação no trabalho. Elas vão ajudar a aumentar a produtividade, uma vez que você estará descansado e retornará motivado para suas obrigações.


20. Faça pausas no seu expediente


Não importa o quanto o seu dia esteja agitado e repleto de demandas: é preciso ter momentos de desafogo! Do contrário, os níveis de cansaço alcançarão picos em que você simplesmente não será capaz de lidar. Você passará a trabalhar no automático, já que está cansado e imerso nas demandas.


A cada 90 minutos, realize uma pausa! Isso é fundamental para renovar suas ideias e repensar no que você fez ao longo do último período de trabalho. Faça um intervalo de 10 minutos e vá ao banheiro, beba um café e hidrate-se. Se possível, faça um alongamento! Sua mente estará renovada e sua concentração vai melhorar muito!


Não sei você, mas algumas coisas aqui me pegaram de jeito. Depois de colocar essas orientações em prática, você conseguirá, enfim, aumentar a produtividade e chegar à performance que sempre sonhou.


Leia também: O que é ERP.

 

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