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Produtividade: Estratégias e Ferramentas para Potencializar Resultados

Foto do escritor: RHEIS ConsultingRHEIS Consulting

O conceito de produtividade está interligado com a alta performance no ambiente organizacional e a eficiência na entrega de resultados. O significado de produtividade está relacionado com a quantidade e qualidade das tarefas produzidas em um período de tempo e, os recursos que foram utilizados durante o processo de produção.


A produtividade é um conceito fundamental tanto no âmbito pessoal quanto no empresarial, representando a eficiência com que recursos são utilizados para gerar resultados.

A qualidade de ser produtivo é ter sob controle a gestão do tempo, para otimizar a realização das tarefas da rotina de trabalho. Para ser considerado produtivo, é preciso ter o conhecimento de metodologias, como o Ciclo PDCA e indicadores de desempenho, além de uni-las com o auxílio de ferramentas que automatizam os processos.


Mas não confunda alta produção com alta produtividade. A diferença entre produzir e ser produtivo tem a ver com a prioridade das tarefas, que devem ser executadas por ordem de urgência, respeitando os prazos e evitando realizar as demandas por ordem de complexidade. É saber ter um bom planejamento antes de começar a realizar de fato as atividades.


De acordo com Chris Bailey:


“...na maioria dos trabalhos, eficiência não é mais suficiente. Quando você tem mais coisas para fazer do que nunca, em menos tempo, e com liberdade e flexibilidade sem precedentes na forma como você vai fazer algo, a produtividade não está mais relacionada à eficiência de seu trabalho. A produtividade é quanto você consegue alcançar."

Diferença entre Produção e Produtividade


É importante distinguir entre "produção" e "produtividade". Produção diz respeito ao total de bens ou serviços gerados em um determinado período. Já a produtividade relaciona-se à eficiência desse processo produtivo, ou seja, à quantidade produzida em relação aos recursos empregados, como tempo, mão de obra e materiais. Aumentar a produtividade implica produzir mais com os mesmos ou menos recursos, sem comprometer a qualidade.


Diferença entre Produtividade e Eficiência?


Produtividade e eficiência são conceitos frequentemente confundidos, mas possuem distinções claras. Produtividade refere-se à quantidade de trabalho realizada em um determinado período, enquanto eficiência diz respeito à qualidade e aos recursos utilizados para alcançar esse resultado.


Por exemplo, se dois funcionários produzem a mesma quantidade de trabalho, mas um utiliza menos recursos ou tempo, este é considerado mais eficiente. Portanto, enquanto a produtividade foca na quantidade produzida, a eficiência concentra-se na otimização dos recursos empregados no processo.


O que significa ser produtivo?


A pessoa produtiva não é aquela que trabalha no "220v" o tempo todo. Tampouco é a que corre com a atividade atual para engatar logo a próxima - otimizar é diferente. É estruturar tarefas de forma que elas sejam feitas seguindo uma hierarquia de prioridade, disponibilidade e disposição. Assim, elas naturalmente serão realizadas da melhor forma possível, respeitando os limites do profissional e atendendo as demandas mais importantes.


A conclusão dessa reflexão é interessante: a produtividade tem muito mais a ver com o planejamento do que a própria execução das atividades. Ser produtivo é saber organizar suas responsabilidades e ter disciplina para seguir o que foi estabelecido. Quando você muda o foco do seu trabalho para essa nova visão, fica muito mais fácil enxergar as oportunidades de aprimorar seu trabalho tanto na rotina pessoal quanto na carreira.


Produtividade e trabalho moderno

Bailey destaca que nossos trabalhos estão cada vez menos parecidos com as tarefas repetitivas que eram praticadas pelas indústrias há 50 anos, quando a Revolução Industrial definiu parâmetros de produção. Na verdade, a ocupação dos trabalhadores modernos está ficando muito mais dinâmica.


“Agora, estamos em uma economia de conhecimento onde as pessoas desenvolvem ideias, estratégias e serviços impossíveis de mensurar com o tempo.” Para ser produtivo, é necessário mais do que o gerenciamento do tempo; também é necessária a gestão de energia e atenção. Ser produtivo é ter a quantidade certa de tempo, atenção e energia. (Chris Bailey)

Se você não investe seu tempo da maneira certa, não importa quanta energia e foco você tenha — você não vai obter muitos resultados no final do dia. Se você não consegue se concentrar no que está fazendo, não importa quais sejam as tarefas ou que você tenha energia de sobra — você não conseguirá se empenhar em seu trabalho ou ser mais produtivo.


E se você não consegue direcionar sua energia, não importa o quanto você seja bom em lidar com seu tempo e atenção — você não terá combustível suficiente no tanque para fazer tudo o que precisa. Pense na produtividade como aquilo que acontece quando vários componentes trabalham em harmonia. Vamos dar uma olhada em cada um deles.


Os Principais Componentes da Produtividade


A produtividade é um conceito essencial para o sucesso pessoal, organizacional e econômico. Ela pode ser definida como a relação entre os resultados obtidos (outputs) e os recursos utilizados (inputs). Abaixo, destacaremos os 10 principais componentes da produtividade incluem:


1. Planejamento


O planejamento envolve a definição de metas claras, a identificação de recursos disponíveis e a criação de um cronograma para atingir os objetivos. Um bom planejamento reduz desperdícios, melhora a eficiência e orienta os esforços para o que realmente importa.


2. Organização


A organização garante que os recursos (tempo, ferramentas, pessoas) sejam utilizados de maneira eficiente e estruturada. Isso inclui a definição de prioridades, a alocação de responsabilidades e a criação de fluxos de trabalho claros.


3. Foco


Manter o foco significa concentrar-se nas tarefas mais importantes e evitar distrações. A capacidade de priorizar tarefas com base em sua urgência e importância é crucial para aumentar a produtividade.


4. Motivação


A motivação é o motor da produtividade. Colaboradores motivados e engajados tendem a trabalhar com mais empenho, eficiência e criatividade. Ela pode ser impulsionada por incentivos, reconhecimento e um ambiente de trabalho positivo.


5. Capacitação


A produtividade aumenta quando as pessoas têm as competências necessárias para realizar suas funções. Investir em treinamento e desenvolvimento permite que as equipes trabalhem de maneira mais eficaz.


6. Tecnologia


Ferramentas tecnológicas adequadas ajudam a automatizar processos, reduzir erros e economizar tempo. A escolha de softwares, máquinas e sistemas corretos é um diferencial para aumentar a produtividade.


7. Comunicação


Uma comunicação clara e eficiente evita retrabalhos, mal-entendidos e conflitos, promovendo uma maior colaboração entre equipes e departamentos.


8. Monitoramento e Avaliação


O acompanhamento contínuo das atividades e a avaliação de resultados permitem identificar falhas, corrigir desvios e implementar melhorias. Indicadores de desempenho (KPIs) são fundamentais nesse processo.


9. Gestão do Tempo


Saber administrar o tempo é vital para priorizar atividades, evitar procrastinação e manter a disciplina. Técnicas como a matriz de Eisenhower e o método Pomodoro podem ajudar.


10. Bem-Estar e Saúde


Pessoas saudáveis física e mentalmente produzem mais e melhor. Incentivar o equilíbrio entre vida pessoal e profissional, práticas de autocuidado e a redução do estresse contribuem para um ambiente mais produtivo. Esses componentes, quando integrados e bem geridos, criam um ciclo virtuoso de produtividade sustentável, maximizando resultados com o uso eficiente dos recursos disponíveis.


Como calcular a produtividade dos colaboradores?


Calcular a produtividade dos colaboradores é uma prática essencial para avaliar o desempenho de uma empresa ou de profissionais específicos. Existem diversas fórmulas que podem ser utilizadas para medir a produtividade, e elas são amplamente aplicadas no dia a dia dos negócios. Uma das abordagens mais comuns é basear o cálculo no tempo médio necessário para realizar uma atividade.


A fórmula geral da produtividade:


Produtividade = quantidade de produtos ou serviços produzindo (output) / quantidade de recursos utilizados (input).

Onde:


  • Output (Resultado): Refere-se ao que foi produzido ou alcançado, como quantidade de produtos fabricados, serviços realizados, metas atingidas, etc.

  • Input (Recursos Utilizados): Representa o esforço ou recurso empregado, como horas trabalhadas, custo financeiro, energia, materiais, etc.


1. Exemplos de Cálculos de Produtividade


  1. Produtividade com Base no Tempo: Para calcular a produtividade em atendimentos, por exemplo, usa-se a fórmula: Usa-se a seguinte fórmula: Índice de produtividade = número de clientes atendidos / horas trabalhadas no período.

  2. Produtividade com Base em Receita: Para calcular a produtividade considerando o aspecto financeiro, a fórmula é:: Produtividade = receita total ÷ pelo custo total.

  3. Produtividade em Vendas: Para medir a eficiência de um vendedor ou equipe comercial, utiliza-se: Produtividade em Vendas = Número de contatos realizados / Valor total de vendas​.


2. Como Medir a Produtividade de Forma Eficaz


Para medir a produtividade de maneira eficaz, é crucial escolher as métricas certas, considerando indicadores que reflitam os objetivos ou contextos específicos. Além disso, não basta apenas medir a quantidade produzida; é fundamental avaliar a qualidade do resultado para garantir que ele atenda aos padrões esperados.


Outro aspecto importante é comparar os resultados com benchmarks, metas ou períodos anteriores. Essa comparação permite entender se a produtividade está alta ou baixa e identificar tendências ao longo do tempo.


3. Limitações do Cálculo de Produtividade


Embora a fórmula de produtividade seja uma ferramenta valiosa, ela possui algumas limitações:


  • Fatores Externos: Mudanças no mercado, sazonalidade ou imprevistos podem afetar tanto os resultados quanto os recursos utilizados.

  • Dificuldade de Quantificação: Nem sempre é fácil quantificar certos inputs, como habilidades intangíveis ou esforço criativo, o que pode dificultar a análise precisa da produtividade.


4. Entendendo o Indicador de Produtividade


Com os dados coletados, é possível chegar ao indicador de produtividade, que representa a média do que cada colaborador ou equipe produz para a empresa. Esse valor é essencial para:


  • Acompanhamento Mensal: Identificar períodos do ano em que a empresa é mais produtiva.

  • Definição de Metas: Estabelecer objetivos claros e realistas.

  • Criação de Estratégias: Desenvolver ações que ajudem a alcançar melhores resultados e aumentar a produtividade.


Calcular a produtividade é uma ferramenta poderosa para gerenciar e otimizar recursos. Ao utilizar a fórmula básica e adaptá-la ao seu contexto, é possível identificar pontos de melhoria e maximizar os resultados. Além disso, entender o indicador de produtividade permite tomar decisões mais informadas e estratégicas, contribuindo para o crescimento sustentável da empresa.


Aplique a Produtividade Sustentável na sua Empresa


Produtividade sustentável refere-se à capacidade de manter ou aumentar a eficiência e a produção ao longo do tempo, sem comprometer os recursos naturais, o bem-estar social ou a saúde econômica futura. É um conceito que integra três pilares principais: sustentabilidade ambiental, social e econômica. Aqui estão os principais aspectos:


  1. Sustentabilidade Ambiental: Uso eficiente de recursos naturais (água, energia, matérias-primas); redução de resíduos e emissões poluentes e adoção de práticas que minimizam o impacto ambiental, como reciclagem e energias renováveis.

  2. Sustentabilidade Social: Respeito aos direitos humanos e condições dignas de trabalho; promoção da equidade e inclusão social e engajamento com as comunidades locais e stakeholders.

  3. Sustentabilidade Econômica: Manutenção da rentabilidade e competitividade a longo prazo; investimento em inovação e tecnologias sustentáveis e criação de valor compartilhado para todos os envolvidos (empresas, colaboradores, sociedade).


Produtividade sustentável é a capacidade de ser eficiente no trabalho, sem prejudicar a saúde e o bem-estar. Ela envolve o equilíbrio entre o trabalho, o lazer e o autocuidado.

Exemplos de Práticas de Produtividade Sustentável:


  • Agricultura: Uso de técnicas de cultivo que preservam o solo e a biodiversidade.

  • Indústria: Implementação de processos de produção mais limpos e eficientes.

  • Serviços: Adoção de políticas de trabalho flexíveis que promovem o equilíbrio entre vida pessoal e profissional.


A alimentação saudável e a produtividade


A relação entre alimentação saudável e produtividade já foi tema de estudos inclusive da Organização Internacional do Trabalho (OIT). Uma pesquisa atestou que uma alimentação inadequada no ambiente de trabalho pode reduzir até 20% da produtividade e da eficiência dos colaboradores.


Leia também: O que você come influencia sua produtividade. (Revista Você S/A).

Sem uma nutrição adequada e qualidade de vida, a força de trabalho tende a se desgastar mais rapidamente, o que pode aumentar os índices empresariais de:




Quais os Benefícios de uma empresa produtiva e saudável?


Uma empresa que equilibra produtividade e saúde mental colhe uma série de benefícios que impactam positivamente tanto os colaboradores quanto a organização como um todo. Esses benefícios se refletem em aspectos como engajamento, desempenho financeiro, reputação e sustentabilidade do negócio. Abaixo, listo todos os principais benefícios de uma empresa produtiva e saudável:


1. Para os Colaboradores


  • Maior Satisfação no Trabalho: Funcionários se sentem valorizados e apoiados, o que aumenta a satisfação com o emprego.

  • Melhor Saúde Mental e Física: Redução de estresse, ansiedade e esgotamento (burnout), promovendo um estilo de vida mais equilibrado.

  • Maior Engajamento: Colaboradores mentalmente saudáveis tendem a se sentir mais conectados à missão e aos valores da empresa.

  • Desenvolvimento Pessoal e Profissional: Acesso a treinamentos, programas de bem-estar e oportunidades de crescimento.

  • Equilíbrio entre Vida Pessoal e Profissional: Flexibilidade de horários e políticas que respeitam o tempo fora do trabalho.


2. Para a Empresa


  • Aumento da Produtividade: Funcionários saudáveis e motivados são mais eficientes e produzem trabalho de maior qualidade.

  • Redução de Absenteísmo: Menos faltas ao trabalho devido a problemas de saúde física ou mental.

  • Diminuição do Presenteísmo: Funcionários presentes e realmente engajados, em vez de apenas "fisicamente presentes".

  • Menor Rotatividade (Turnover): Retenção de talentos, reduzindo custos com recrutamento e treinamento de novos colaboradores.

  • Melhoria no Clima Organizacional: Ambiente de trabalho mais positivo, colaborativo e harmonioso.

  • Inovação e Criatividade: Colaboradores saudáveis e motivados tendem a ser mais criativos e propensos a propor novas ideias.

  • Redução de Custos com Saúde: Menos gastos com planos de saúde devido à redução de doenças físicas e mentais relacionadas ao trabalho.


3. Para a Reputação da Empresa


  • Atração de Talentos: Empresas que priorizam o bem-estar são mais atraentes para profissionais qualificados.

  • Melhoria da Imagem da Marca: Reconhecimento como uma organização socialmente responsável e preocupada com seus colaboradores.

  • Fidelização de Clientes: Funcionários satisfeitos tendem a oferecer um atendimento melhor, aumentando a satisfação do cliente.



4. Para o Desempenho Financeiro


  • Aumento da Lucratividade: Maior produtividade e eficiência resultam em melhores resultados financeiros.

  • Redução de Custos Operacionais: Menos gastos com turnover, absenteísmo e problemas de saúde.

  • Sustentabilidade a Longo Prazo: Empresas que investem no bem-estar dos colaboradores tendem a ser mais resilientes e adaptáveis a mudanças.


5. Para a Sociedade


  • Impacto Social Positivo: Empresas saudáveis contribuem para a redução de problemas sociais, como desemprego e doenças relacionadas ao trabalho.

  • Promoção de uma Cultura de Bem-Estar: Servem como modelo para outras organizações, influenciando positivamente o mercado e a sociedade.

  • Desenvolvimento Econômico: Empresas produtivas e saudáveis contribuem para o crescimento econômico e a geração de empregos de qualidade.


6. Benefícios Intangíveis


  • Fortalecimento da Cultura Organizacional: Valores como respeito, empatia e colaboração são reforçados.

  • Melhoria na Tomada de Decisões: Colaboradores saudáveis e engajados contribuem com ideias e soluções mais eficazes.

  • Resiliência em Momentos de Crise: Equipes mentalmente saudáveis são mais capazes de lidar com desafios e mudanças.


O que afeta negativamente a produtividade?


A produtividade no ambiente de trabalho pode ser afetada negativamente por uma variedade de fatores, que vão desde questões individuais até problemas organizacionais. Abaixo, listo os principais fatores que impactam negativamente a produtividade, divididos em categorias para facilitar a compreensão:


1. Fatores Relacionados à Saúde Mental


  • Estresse Crônico: Pressão excessiva, prazos irreais e falta de apoio podem levar ao esgotamento físico e mental.

  • Ansiedade e Depressão: Transtornos mentais não tratados reduzem a capacidade de concentração, motivação e desempenho.

  • Esgotamento Profissional (Burnout): Resultado de um desequilíbrio prolongado entre demandas e recursos, levando à exaustão e à redução da produtividade.


2. Fatores Organizacionais


  • Falta de Clareza nas Expectativas: Objetivos mal definidos ou comunicação ineficaz geram confusão e perda de tempo.

  • Excesso de Burocracia: Processos lentos e complexos dificultam a execução de tarefas.

  • Falta de Autonomia: Micromanagement (controle excessivo) e falta de liberdade para tomar decisões desmotivam os colaboradores.

  • Cultura Organizacional Tóxica: Ambientes com conflitos, falta de respeito ou competitividade excessiva prejudicam o engajamento e a colaboração.


3. Fatores Relacionados ao Ambiente de Trabalho


  • Condições Físicas Inadequadas: Iluminação insuficiente, má ventilação, barulho excessivo ou falta de ergonomia afetam o conforto e a concentração.

  • Falta de Recursos ou Ferramentas: Equipamentos obsoletos, tecnologia inadequada ou insuficiência de materiais dificultam a execução das tarefas.

  • Distrações Constantes: Interrupções frequentes, reuniões desnecessárias ou excesso de e-mails reduzem o foco.


4. Fatores Relacionados à Gestão


  • Liderança Ineficaz: Chefes autoritários, despreparados ou que não oferecem feedback construtivo desmotivam as equipes.

  • Falta de Reconhecimento: Colaboradores que não se sentem valorizados tendem a perder o interesse e a produtividade.

  • Má Distribuição de Tarefas: Sobrecarga de trabalho para alguns e falta de desafios para outros geram desequilíbrio e insatisfação.


5. Fatores Individuais


  • Falta de Habilidades ou Treinamento: Colaboradores sem as competências necessárias para realizar suas tarefas tendem a ser menos produtivos.

  • Problemas Pessoais: Dificuldades financeiras, problemas familiares ou questões de saúde podem afetar o desempenho no trabalho.

  • Falta de Motivação: Ausência de propósito ou conexão com o trabalho reduz o engajamento e a produtividade.


6. Fatores Externos


  • Instabilidade Econômica ou Política: Cenários de incerteza podem gerar ansiedade e reduzir o foco no trabalho.

  • Tecnologia Disruptiva: Mudanças rápidas no mercado ou na tecnologia podem exigir adaptações que, se mal gerenciadas, impactam a produtividade.

  • Eventos Globais (Pandemia, Crises): Situações como a COVID-19, por exemplo, trouxeram desafios como o trabalho remoto mal estruturado e o isolamento social.


7. Fatores Relacionados à Comunicação


  • Falta de Alinhamento entre Equipes: Dificuldades de comunicação entre departamentos geram retrabalho e atrasos.

  • Excesso de Reuniões: Reuniões desnecessárias ou mal organizadas consomem tempo que poderia ser dedicado a tarefas produtivas.