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Gestão de Indicadores (KPI)

Você sabe o que há de comum entre as equipes de alta performance? Elas compartilham informações gerenciais entre toda a estrutura da organização. Isso permite que todos os funcionários participem ativamente do sucesso da empresa. Dentre estas informações estão os KPI (Keys Performance Indicators). Neste artigo você vai aprender o que é um KPI – Indicador Chave de Performance, e como eles podem ser aplicados à sua empresa.


KPI: Key Performance Indicators na Administração

Os KPIs são Indicadores-Chave de Desempenho que servem como uma ferramenta, escolhida pelo gestor da empresa, para alcançar um objetivo estratégico. Ou seja, cada KPI é criado para mensurar a variável que mais colabora para atingir estes objetivos e metas. Essa ferramenta auxilia no acompanhamento das operações dos modelos de gestão.


Portanto, para escolher qual KPI utilizar é necessário entender qual objetivo e meta do planejamento estratégico se deseja atingir. Uma vez que isso é estruturado e executado de maneira adequada, sua empresa ficará mais próxima de alcançar sua visão e realizar a missão estratégica.


O que é KPI – Key Perfomance Indicators

O KPI é uma ferramenta para medir e avaliar se a performance, de uma iniciativa ou plano de ação, está efetivamente respondendo às metas e objetivos traçados pelo plano estratégico. O KPI também pode ser conhecido como Key Success Indicator (KSI) – Indicadores-Chave de Sucesso.


Entretanto, como o KPI serve para mensurar uma variável, muitas vezes ele pode ser confundido com uma métrica. Pode-se dizer que todo KPI é uma métrica, mas nem toda métrica é um KPI. A diferença está na sua importância!


Para saber como formular um KPI, é necessário entender o quê (objetivo) se deseja alcançar e então buscar o fator relevante que será utilizado como variável para a tomada de decisão da ação.


Tipos de Indicadores KPIs


Para entender quais tipos de indicadores sua empresa pode ter é necessário saber qual é o ramo de seu negócio.

Os indicadores para uma empresa especializada em logística terá enfoque diferente se é uma loja de varejo para o gerenciamento de estoques. Embora algumas empresas tenham departamento semelhantes, a importância dos KPI será diferenciada.

Tipos de indicadores de desempenho:

  • Indicadores de desempenho de processos, também chamados de KPI (do inglês: Key Performance Indicator) estão focados em como a tarefa é realizada, medindo seu desempenho e se estão conseguindo atingir os objetivos determinados. Esse indicador deve ser quantificável por meio de um índice (normalmente representado por um número) que retrate o andamento do processo como um todo ou em parte.

  • Indicadores de desempenho estratégico tem a função de verificar se a organização está alcançando os objetivos determinados pela alta direção, os chamados objetivos estratégicos. Uma ferramenta muito usada para auxiliar na determinação desses objetivos é o Balanced Scorecard.

Visto isto, agora sim, vamos aos indicadores de processos:

  • Indicadores de Eficácia é a relação entre os resultados obtidos e os resultados pretendidos: fazer da melhor maneira, isto é: atingir os resultados esperados

  • Indicadores de Eficiência é relação entre os resultados obtidos e os recursos empregados: fazer da melhor maneira utilizando a menor quantidade possível de recursos

Podemos dizer que eficiência é ser eficaz usando o mínimo possível de recursos, tem foco no processo e nos recursos aplicados, visando, por exemplo, reduzir custos. Já a eficácia tem foco no produto, no resultado obtido, podendo trazer como benefício um lucro maior.

Outros indicadores:

  • Indicadores de Capacidade: Relação entre a quantidade que se pode produzir e o tempo para que isso ocorra. Por exemplo: A montadora X tem capacidade de produzir 200 carros por mês.

  • Indicadores de Produtividade: Relação entre as saídas geradas por um trabalho e os recursos utilizados para isso. Exemplo: Um operário consegue instalar 20 m2 de piso em uma hora. Um outro, consegue instalar apenas 17 m2 de piso em uma hora, portanto, é menos produtivo que o primeiro.

  • Indicadores de Qualidade: Relação entre as saídas totais, (tudo que foi produzido) e as saídas adequadas ao uso, isto é, sem defeitos ou inconformidades. Exemplo: 980 peças adequadas a cada 1.000 produzidas (98 % de conformidade).

  • Indicadores de Lucratividade: Relação percentual entre o lucro e as vendas totais. Exemplo: Numa empresa foram vendidos R$ 200.000,00 em mercadorias e apurado um lucro de R$ 20.000,00. Portanto a lucratividade é de 10%.

  • Indicadores de Rentabilidade: Relação percentual entre o lucro e o investimento feito na empresa. Exemplo: Na mesma empresa do exemplo anterior foram investidos R$ 500.000,00, com um lucro de R$ 20.000,00. A rentabilidade foi de 4%.

  • Indicadores de Competitividade: Relação da empresa com a concorrência. O market share pode ser usado para isso.

  • Indicadores de Efetividade: Efetividade é a conjugação da eficácia com a eficiência.

  • Indicadores de Valor: Relação entre o valor percebido ao se receber algo (um produto, por exemplo) e o valor efetivamente despendido para a obtenção do que se recebeu.


Como construir um KPI em 4 passos:


Para construir um KPI para seu negócio é necessário 4 passos:


1º Passo: Defina qual objetivo e metas se deseja alcançar.


Uma vez definido esses pilares, é possível avaliar quais variáveis que podem influenciar o KPI. Para isso, tenha claro qual é seu objetivo, e verifique se suas metas são definidas conforme a metodologia SMART. Ou seja, se ela é: Específica, Mensurável, Atíngivel, Relevante e Temporizável.

2º Passo: Defina o KPI


Para saber como será seu KPI retome ao objetivo e metas para avaliar quais serão as variáveis relevantes que implicam diretamente o cumprimento do objetivo. Para elaborar a fórmula matemática, avalie como essas variáveis são relacionadas entre si. Quando a variável analisada é independente das demais variáveis e está diretamente relacionada ao objetivo, é possível ter um KPI simples. Já quando há dependência entre duas ou mais variáveis, é possível construir um KPI composto por várias métricas.


Verifique se o KPI também segue a lógica SMART. É possível mensurá-lo? Atende ao objetivo? Ele é capaz de explicar seu objetivo ou é um indicador de vaidade? É possível tomar escolhas inteligentes com base no indicador escolhido? Qual a periodicidade de coleta?


3º Passo: Mensure os dados


Colete as informações periodicamente para se construir o histórico de seu KPI. Isso permitirá que você faça uma análise temporal para verificar se seus objetivos estão sendo alcançados.


Para armazenar as informações e fazer tratamento de dados, você pode optar pela adoção de softwares de gestão ou de forma mais simplificada, utilizar de planilhas eletrônicas como o excel para gerir as informações e montar os Dashboards para visualizar melhor as informações.


4º Passo: Analise as informações


A análise é o tão importante quanto o planejamento do KPI. É através dela que é possível traçar planos de ação para corrigir falhas tanto no planejamento do objetivo, na escolha de variáveis, na coleta de dados e no próprio plano ou modelo estratégico adotado pela empresa.


A análise consiste em visualizar os resultados, verificar se há algum erro no processo e fazer adaptações para resultados cada vez mais eficientes. Então, é primordial que comunicação entre as equipes faça parte da cultura da organização, só assim é possível alavancar os resultados da empresa.


Dicas importantes para boa gestão de um KPI

  1. 1. Prefira taxas a dados brutos, pois é mais fácil visualizar o crescimento do indicador ao longo do tempo. Os dados brutos trazem poucas informações sobre as variações do KPI.

  2. Tenha o menor número possível de KPIs. Nesse ponto, o aspecto da relevância é primordial, pois os KPIs devem ser apenas um meio para facilitar processos internos. Eles não devem ser o foco da atividade da empresa.

  3. Sempre teste os KPIs, pois alguma mudança do ambiente poderá torná-los inviáveis. E insistir no KPI pode acarretar custos irreparáveis para o sucesso de seu plano.

  4. Adapte sempre o KPI ao plano da empresa através de alinhamento Organizacional. Mudanças societárias, de público alvo, de gestão, da estratégia de marketing, da legislação, entre outras, podem interferir nos objetivos e metas da empresa.

Resultados esperados ao adotar KPIs no seu negócio.


Nesse artigo foram apresentados os aspectos básicos do uso de KPIs como ferramenta para alcançar os objetivos estratégicos nas empresas. O quanto são relevantes para alcançar resultados, quais as características devem ser avaliadas para se construir um KPI, e também como utilizá-lo na sua empresa.


A partir do bom gerenciamento e comunicação entre equipes, é possível tornar um plano de ação mais objetivo e dinâmico na organização.


Isso garante a minimização de riscos e correção de falhas durante o envolvimento dos níveis hierárquicos, uma vez que a maior transparência dos resultados esperados e alcançados promovem o engajamento por todos da organização.


Alguns dentre vários benefícios:

  • Tomada de decisões mais assertiva;

  • Visão integral e sistêmica sobre o negócio;

  • Conhecimento ampliado sobre o mercado;

  • Melhor uso do capital disponível;

  • Aumento da lucratividade;

  • Redução de custos;

  • Eleva a produtividade e a eficiência;

  • Qualifica os controles internos;

  • Ajuda a definir e a realizar metas;

  • Permite planejar a empresa no longo prazo;

  • Otimiza o tempo;

  • Amplia a organização;

  • Maior integração entre os departamentos;

  • Torna os processos mais seguros e menos suscetíveis a erros;

  • Traz eficiência, otimização e redução de custo nas contratações;

  • Amplia os resultados dos funcionários;

  • Deixa a tomada de decisão mais coerente;

  • Facilita as atividades diárias;

  • Reduz o turnover;

  • Melhora do clima organizacional;

  • Fortalece a marca empregadora.

  • E outros.

Em um mercado cada vez mais competitivo, sai na frente quem consegue mensurar suas conquistas e reduzir suas falhas, comparando seus resultados com os concorrentes.

Mas para que as análises sejam precisas, é importante que o RH saiba exatamente o que fazer a partir dos dados apurados, assim como o que coletar para desenvolver estratégias eficientes. Existem muitos outros benefícios que os indicadores proporcionam, mas cabe a você entender qual o caminho a ser tomado.


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