A administração ou gestão do tempo no trabalho é um diferencial na otimização das tarefas da empresa e é responsável pelo bom desempenho profissional e a alta produtividade. Processos burocráticos estão mais automatizados e os profissionais de RH passaram a ter mais liberdade para planejar. Sendo assim, podem focar seus planos no engajamento dos colaboradores. Trabalhando bem mais focado nos objetivos com base no plano de negócios.
E, para conseguir lidar com tantas tarefas é essencial que o setor de RH esteja atento a administração ou gestão do tempo no trabalho. Quanto mais as tarefas são organizadas e planejadas, maiores são as chances de conquistar resultados satisfatórios.
Porém, não é tarefa fácil se manter atento, sem dispersões. Em um cenário onde tudo pode fazer com que você perca tempo. Desde uma parada para responder uma mensagem de celular, até para criar tarefas para toda equipe.
Leia também: O que é Produtividade.
O que é gestão do tempo?
Para entender de fato o que é gestão do tempo, podemos apresentar uma definição simples: é a gestão de tarefas que tornam os esforços de cada pessoa cada vez mais eficazes, com a ideia central de fazer o melhor trabalho em menos tempo.
Gestão do tempo é a prática de organizar e planejar como alocar o tempo disponível para realizar tarefas de maneira eficiente. Envolve a definição de prioridades, o estabelecimento de metas e o uso de ferramentas para otimizar a execução de atividades.
Ao aplicar a gestão do tempo, é possível aumentar a produtividade, reduzir a procrastinação e alcançar um equilíbrio saudável entre trabalho e vida pessoal. A chave está em entender como melhor distribuir o tempo para maximizar os resultados e minimizar desperdícios.
Pergunte a si mesmo: qual atividade é mais importante e quanto tempo deve ser alocado para ela? Se não tem essa resposta clara, então precisa começar a fazer agora a gestão do tempo.
Saber qual trabalho deve ser feito mais cedo e o que pode ser feito um pouco mais tarde é o primeiro passo para trabalhar bem essa ferramenta. A gestão do tempo não tem um conceito difícil de entender, mas pode se mostrar bem mais difícil de fazer na prática.
Ela requer que cada um invista seus esforços para priorizar e se organizar. Mas, uma vez iniciada, você descobrirá que com pequenos ajustes o seu dia passa a ser mais organizado, otimizando o tempo para tudo o que precisa fazer.
Qual a importância da gestão do tempo?
Peter Drucker, o pensador que é conhecido como o pai da administração moderna, tem uma frase sobre o que é gestão do tempo que a retrata bem a sua importância:
“O tempo é o recurso mais escasso e, a menos que seja gerenciado, nada mais pode ser gerenciado.”
Isso significa que a gestão do tempo deve ser sempre o primeiro passo para conseguir realizar tudo que nos propomos a fazer para alcançar nossos objetivos. Por isso ela se torna uma importante estratégia empresarial que precisa ser aplicada nas organizações.
Quais as vantagens de se fazer uma boa gestão do tempo?
Sabemos que qualquer mudança nos nossos hábitos nunca é uma tarefa fácil, mas planejar e gerir o tempo agrega uma série de benefícios, impactando na saúde, relacionamentos, produtividade e outros pontos da vida e da carreira. Pensando nisso, selecionamos algumas das principais vantagens de fazer uma gestão do tempo adequada:
Diminuição do estresse: Construir e seguir um cronograma de tarefas faz com que você se sinta menos estressado e reduz a ansiedade.
Mais tempo livre: Pessoas que gerenciam efetivamente seu tempo conseguem ter mais tempo para gastar em hobbies ou outras atividades pessoais.
Maior produtividade e eficiência: Gerir bem o tempo leva a mais oportunidades e menos tempo desperdiçado em atividades triviais.
Uma melhor reputação profissional: A gestão do tempo é uma qualidade fundamental para profissionais de sucesso e, portanto, é valorizada pelos empregadores. A capacidade de priorizar e agendar tarefas é extremamente desejável para qualquer organização.
Capacidade de realizar objetivos: a gestão inteligente do tempo permite atingir metas e objetivos pessoais ou profissionais em um período de tempo mais curto.
Administração do tempo no trabalho: você é quem manda
Todos os dias têm 24 horas, então é impossível aumentar esse período para executar alguma tarefa. A questão é: como você aproveita esse tempo que tem a disposição? A administração do tempo no trabalho depende exclusivamente de você.
Seja com desperdícios, falta de organização, distrações e etc. Por isso, alguns passos podem lhe ajudar na administração do tempo no trabalho:
Planeje o seu dia;
Evite distrações;
Automatize os processos;
Peça ajuda se for necessário;
Contemple períodos de descanso.
1. Planeje o seu dia
Planejar o dia a dia e o que será executado por ordem de prioridade é o primeiro passo para uma boa administração do tempo no trabalho. Mas é impossível pensar em planejamento se não houver organização.
Coloque suas tarefas em uma agenda física ou virtual, destacando o tempo que será gasto em cada item. Visualizar o que você precisa fazer pode criar uma percepção maior das atividades e automaticamente gerar um senso de responsabilidade sobre o que precisa ser executado.
Definir os prazos de cada tarefa e as ações necessárias para executá-las é fundamental na administração do tempo no trabalho.
2. Mantenha a organização
Organização é tudo. Comece com um pequeno gesto de arrumar sua mesa e os objetos de trabalho necessários para você executar sua função e isso terá um impacto completamente positivo na sua administração do tempo no trabalho.
Principalmente profissionais de RH que trabalham com notas, holerites, documentações e etc. Imaginem o caos se o profissional não souber onde está nada e tudo estiver uma bagunça e misturado.
Sem dúvida isso fará com que ele perca tempo todos os dias. Horas que poderiam ser dedicadas a estratégia, planejamento e execução de atividades são jogadas no lixo. Assim, tarefas que demandam urgência, como encontrar um documento, por exemplo, podem ser facilitadas se você tiver tudo organizado e em mãos.
Muitas empresas adotam a nuvem, como ferramentas do Google Worskpace ou Zoho Suite para automatizar os processos burocráticos. Deixando o acesso mais fácil a tudo que for necessário, desde documentos, apresentações, conteúdos e etc.
3. Evite distrações
Evitar distrações e estar concentrado no que você precisa executar é fundamental no mercado de trabalho. Gestores e profissionais de RH vivem com agenda cheia de tarefas e não estar focado diariamente impacta diretamente nos resultados.
A administração ou gestão do tempo no trabalho tem uma influência completa em entregas no prazo, qualidade de execução das tarefas e sucesso nas estratégias. Quem posterga trabalho acaba atrapalhando o funcionamento de toda a empresa, pois atrasa toda uma equipe.
Portanto, se concentre e não se distraia. Evite ficar respondendo mensagens no celular, atendendo ligações pessoais ou postando nas redes sociais no horário de trabalho. E esse cenário de desperdício é comum.
Uma pesquisa do site salary.com revelou que mais de 60% dos profissionais admitem que perdem tempo no trabalho, sendo entre 1h ou até absurdas dez horas semanais perdidas. Confira abaixo os dados da pesquisa.
39% perdem 1h por semana em questões que não tem a ver com o trabalho;
29% perdem 2h por semana em questões que não tem a ver com o trabalho;
21% perdem 5h por semana em questões que não tem a ver com o trabalho;
3% perdem 10 ou mais horas por semana em questões que não tem a ver com o trabalho.
4. Automatize os processos
Uma boa maneira para os profissionais de RH organizarem seu próprio tempo é se renderem a tecnologia. Com a evolução do mercado, quanto mais automatizado e otimizado for o dia a dia da empresa, mais tempo ela terá para se dedicar a execução das tarefas prioritárias.
O próprio Google, por exemplo, é uma ótima ferramenta para administração do temo no trabalho. Atualmente, além do Gmail, ele oferece o Google Agenda e o Google Tarefas, onde você pode integrar tudo em um só lugar, de forma rápida e fácil.
Dessa forma, fica ainda mais simples, para RH e gestores dispararem tarefas para a equipe, eventos, reuniões e qualquer outra necessidade do dia a dia da empresa. Inclusive determinando prazos e dando direcionamentos do que deve ser executado.
Outra possibilidade é assinar um software de gestão de tarefas e tempo. Com ele, é possível colocar em um só lugar todos os trabalhos e dispostos para que toda a equipe possa acessar. Por meio desta plataforma, o gestor insere as tarefas e demandas, sobe arquivos de referência e constrói um fluxo de trabalho. Determinando prazos e podendo ainda visualizar o tempo gasto na atividade por parte de cada profissional. Mais adiante estaremos citando as melhores ferramentas e sistemas.
5. Peça ajuda se for necessário
Dica importante para os profissionais de RH: “não abracem o mundo”. Muitos profissionais acreditam que aceitar todas as tarefas e assumir as demandas da empresa, por completo, é uma demonstração de pró-atividade, mas essa é uma decisão perigosa.
Profissionais que querem assumir tudo, acabam não conseguindo fazer nada bem a quantidade de tarefas que tem em mãos. E isso pode acarretar diretamente no fracasso dos resultados da sua empresa.
Uma boa administração do tempo no trabalho está intimamente ligada à eficiência, e isso também quer dizer que é preciso pedir ajuda quando necessário. Não hesite em dizer não quando for preciso.
Se sobrecarregar no dia a dia da empresa pode ser uma demonstração de que você não tem habilidade para delegar tarefas ou para trabalhar em equipe. Portanto, é importante que você tenha a capacidade de reconhecer seus limites para evitar atrasos e trabalhos mal executados por falta de tempo.
6. Contemple períodos de descanso
Gerindo inúmeros colaboradores e equipes, os profissionais de RH e os gestores precisam prever períodos de descanso ao longo do dia para manter a alta produtividade.
Um estudo da empresa Buffer revelou que o cérebro humano consegue se concentrar continuamente por 90 a 120 minutos. Ou seja, para manter a sua criatividade e produtividade o ideal é fazer uma pausa após esse tempo para renovar suas energias e não deixar cair o alto desempenho.
A pesquisa recomenda inclusive para enxergar e planejar o dia com períodos de 90 a 120 minutos em vez de olhar para o tempo total de 8 a 10 horas que você passará no trabalho. Dessa forma, há maior facilidade para executar as tarefas que você planejou para o dia.
O que faz você perder seu tempo?
Antes de listar os chamados “ladrões do tempo”, é fundamental definir o que significa perder tempo. Uma perspectiva interessante é considerar o desperdício desse recurso com tarefas inúteis, triviais ou até prejudiciais, como fofocas.
Pausas, momentos de lazer ou descanso não são desperdício de tempo – a menos que você faça pausas excessivamente, utilizando-as para procrastinar. O segredo para aproveitar melhor o tempo é minimizar os desperdícios e se dedicar a atividades úteis e prazerosas.
Listamos, a seguir, três dos principais “ladrões do tempo”, que você deve evitar:
1. Desorganização
A desordem torna difícil manter ou mesmo enxergar o foco e, quando perdemos o foco, perdemos tempo. Evite construir pilhas e pilhas de papel na sua mesa de trabalho. Você pode começar descartando tudo o que é dispensável e organizando documentos importantes em pastas.
Guarde os arquivos em gavetas com etiquetas no topo de cada um, se possível. O importante é manter a organização do ambiente. Logo você perceberá que não está mais gastando tempo com buscas desnecessárias e poderá dedicar esses períodos para atividades prazerosas.
2. Procrastinação
Procrastinar significa adiar ou atrasar algo que precisa ser feito. Pode ser qualquer coisa, desde uma tarefa em casa até um projeto importante no trabalho. As pessoas procrastinam por inúmeras razões, como a falta de autoconfiança, a natureza complexa da tarefa ou, simplesmente, a falta de interesse ou foco. Seja qual for o motivo, a gestão do tempo pode eliminar a procrastinação e suas consequências negativas.
3. Incapacidade de dizer não
Como mencionamos acima, muitas pessoas têm dificuldade em dizer não quando alguém pede seu auxílio, o que acaba gerando conflitos com sua própria agenda de afazeres. É ótimo ser uma pessoa colaborativa e engajada, mas é preciso ter em mente as suas prioridades, e isso implica em dizer “não” quando algum pedido atrapalhar seus planos. Caso você concorde em assumir uma nova tarefa, o ideal é negociar um prazo que possibilite ajudar o colega sem sacrificar o seu planejamento.
Como economizar tempo? 3 Sugestões de Métodos
Embora essa expressão seja bastante utilizada, não há como realmente “economizar” o tempo. Afinal, um dia tem sempre 24 horas, 60 minutos fazem uma hora, há 60 segundos em um minuto; isso nunca muda.
O que você pode fazer é controlar onde e como gasta o seu tempo e tomar medidas para reduzir ou eliminar os desperdícios. Para ajudar nessa tarefa, selecionamos três métodos de gestão de tempo eficazes (e populares) para aproveitar ao máximo o tempo disponível e aumentar sua produtividade. Confira detalhes abaixo:
1. Método GTD
Getting Things Done (GTD) ou, em tradução livre, “Fazer Acontecer”, é um método desenvolvido por David Allen e discutido em seu livro de 2001, que recebeu o mesmo título. Basicamente, a técnica consiste em cinco etapas que permitem debater suas atividades e transformá-las em uma lista de tarefas simples:
Recolher: anotar todas as tarefas que vêm à mente
Esclarecer: determinar se a tarefa é acionável e se ela possui etapas concretas que você pode definir e seguir
Organizar: adicionar essa atividade a um calendário ou a uma lista de tarefas
Refletir: de tempos em tempos, revise suas tarefas: Qual é o próximo passo para a tarefa? Você realmente precisa finalizá-la esta semana?
Fazer: por fim, basta começar a trabalhar. Ao contrário de outras dicas, que aconselham realizar as tarefas difíceis ou desagradáveis primeiro, o GTD sugere que você tente completar os afazeres de acordo com o contexto, à medida em que eles surgem.
Uma das vantagens desse sistema é que você pode começar onde quer que esteja, mesmo se houver uma pilha enorme de atividades atrasadas. Só é preciso escolher qualquer dessas atividades e aplicar o GTD.
2. Método Pomodoro
Francesco Cirillo apresentou a Técnica Pomodoro no livro The Pomodoro Technique (1990) em português, "A Técnica Pomodoro (2019)". A inspiração para o nome veio do timer de cozinha em forma de pomodoro (tomate, em italiano) que ele usava para medir seu próprio progresso. O autor publicou um livro
O método envolve a divisão do trabalho em intervalos cronometrados de 25 minutos, separados por intervalos mais curtos de 5 minutos de descanso. Concentre-se completamente no seu trabalho durante esse tempo. Após 4 ciclos de 25 minutos trabalhados e 5 minutos de intervalo, faça uma pausa maior de 20 minutos.
Então, repita o processo até terminar o projeto ou o seu dia de trabalho. O tempo de trabalho fixo fornece mais chances de se concentrar e as pausas regulares ajudam a eliminar o desgaste e melhorar o desempenho.
3. Método Kanban
O método Kanban é uma técnica de gestão do tempo que oferece uma representação visual clara de todo o trabalho a ser executado e ajuda você a acompanhar e controlar o progresso dos seus projetos.
A técnica foi desenvolvida na década de 1940, no Japão, por Taiichi Ohno. Ele a inventou para que posse aplicada na Toyota Automotive, a fim de aumentar a produtividade da empresa na fabricação de automóveis.
O processo é simples. Você pode usar um software próprio, um quadro branco e notas adesivas ou até mesmo uma caneta e papel. O primeiro passo é determinar o número de estágios em seu projeto ou tarefa, criar as colunas e ir movendo as tarefas por elas de acordo com o andamento da atividade.
Por exemplo, você pode criar quatro colunas da seguinte forma:
Demandas: a partir de um brainstorming, você define todas as tarefas que precisa completar. Em seguida, decide quais delas devem ser movidas para a coluna “Para fazer” e quais tarefas podem aguardar.
Para fazer: estas são as tarefas em que você vai trabalhar
Em andamento: tarefas em que você está trabalhando atualmente
Concluído: tarefas finalizadas.
O interessante é que você pode dividir o projeto em tarefas pequenas e gerenciáveis e acompanhar o progresso de maneira visual.
Quais ferramentas posso utilizar para Gestão do Tempo?
Essas ferramentas ajudam a organizar suas tarefas e acompanhar o progresso de projetos, facilitando o gerenciamento do tempo: