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Gestão de Tarefas: Implementação e Ferramentas Eficientes

Atualizado: há 16 horas

A gestão de tarefas é uma habilidade essencial para alcançar produtividade, eficiência e sucesso em qualquer organização ou ambiente profissional. Saber como gerenciar as tarefas diárias de maneira eficaz pode transformar a dinâmica do trabalho, reduzir o estresse e melhorar os resultados individuais e coletivos. Neste artigo, vamos explorar as melhores práticas e estratégias para uma gestão de tarefas eficiente.


O que é Gestão de Tarefas?


Gestão de tarefas é o processo de planejar, organizar, priorizar e acompanhar as atividades que precisam ser realizadas dentro de um período específico. Isso envolve desde a definição das responsabilidades até a execução das tarefas, passando pelo acompanhamento do progresso e pelo ajuste das prioridades quando necessário.


Um processo de gestão de tarefas bem feito inclui todos os membros da equipe. Ele ajuda a engajar seus funcionários, garante que todos possam aproveitar suas habilidades e aumenta a produtividade. A gestão de tarefas nada mais é que uma maneira estratégica de estabelecer prazos justos para a realização de atividades, agendar e controlar compromissos.


1. Gestão de Projetos versus Gerenciamento de Tarefas


A gestão de projetos é o processo de gerenciar um projeto que tem uma data fixa de início e término por meio dos vários estágios de planejamento, execução, monitoramento e fechamento. Um projeto tem como objetivo alcançar uma meta final específica, executando vários itens de trabalho gerenciáveis para alcançá-la. Esses itens de trabalho são chamados de tarefas.


O gerenciamento de tarefas é o processo de gerenciar uma tarefa individual, desde a concepção até o fechamento. Uma tarefa não precisa necessariamente ter uma meta ou mesmo prazos específicos. Um grupo de tarefas em conjunto contribui para a execução de um projeto. Portanto, o gerenciamento de tarefas é inerentemente uma função do gestão de projetos.


A gestão de projetos requer que você veja o panorama geral. Os gerentes de projetos geralmente têm vários projetos de várias prioridades acontecendo simultaneamente. O gerenciamento bem-sucedido requer uma análise adequada das relações e dependências existentes entre seus vários componentes.


O gerenciamento de tarefas, por outro lado, envolve o microfoco apenas em concluir a tarefa. Tanto a gestão de projetos quanto a de tarefas precisam do envolvimento e do gerenciamento das equipes para garantir que os recursos possam lidar de forma ideal com vários itens de trabalho.


Como gerenciar as Tarefas?


Na pesquisa Global Project Management do PMI de 2017, 37% dos líderes executivos disseram que: "A principal causa de falha (dos projetos nas organizações) era a falta de objetivos e de etapas claramente definidas para medir o progresso" e "a falta de disciplina ao implementar estratégias".


Com base nisso, o gerenciamento eficaz de tarefas deve considerar algumas etapas fundamentais:


1. Priorização: o que vem primeiro?


Independentemente da ferramenta utilizada — seja uma lista simples ou uma plataforma robusta de gestão de projetos — o fator-chave é saber priorizar. Definir o que deve ser feito primeiro garante maior eficiência na execução e o cumprimento das metas dentro das restrições estabelecidas.


2. Definição de etapas claras


Estabelecer etapas intermediárias, mesmo sem uma meta final detalhada, aumenta a motivação da equipe e contribui para a organização e o avanço consistente das tarefas.


3. Gerenciamento do tempo


Planejar prazos realistas e estimar com precisão o tempo necessário para cada tarefa é essencial para garantir que o projeto como um todo se mantenha dentro dos cronogramas.


4. Alocação de recursos


Atribuir corretamente talentos, tempo e orçamento disponíveis é indispensável para que as tarefas sejam cumpridas com qualidade e dentro dos limites planejados.


5. Colaboração


A integração entre os membros da equipe é crucial em todas as etapas. Softwares de gerenciamento colaborativo ajudam a manter todos conectados, alinhando informações e responsabilidades.


6. Organização visual: matriz de prioridade e urgência


Outra abordagem eficaz é organizar as tarefas com base em uma matriz de dois eixos: prioridade e prazo. Tarefas urgentes e importantes devem estar no topo da lista. Já as que são importantes, mas não urgentes, devem ser planejadas para o médio prazo. Dividir grandes tarefas em ações menores também torna o processo mais leve e gerenciável.


Outras Práticas Essenciais para a Gestão de Tarefas


1. Foque no que realmente importa


Ser produtivo não é apenas fazer muitas tarefas, mas fazer as tarefas certas. Saber identificar o que é mais relevante e impacta diretamente nos objetivos é um dos pilares da boa gestão de tarefas. Ao longo deste artigo, apresentaremos metodologias práticas para facilitar essa definição.


2. Delegue com inteligência


Delegar não é apenas distribuir tarefas, mas fortalecer a equipe e liberar tempo para focar no estratégico. Para isso:

  • Escolha a pessoa mais adequada para cada tarefa, conforme suas habilidades.

  • Seja claro nas orientações, prazos e expectativas.

  • Acompanhe o progresso com equilíbrio, oferecendo suporte sem cair na microgestão.


3. Acompanhe e revise os resultados


Após a execução, é fundamental analisar se os objetivos foram alcançados. Avalie:


  • O resultado da tarefa e seu alinhamento com o que foi proposto.

  • O processo utilizado: o que funcionou bem? O que pode ser ajustado?

  • As prioridades futuras, com base no que foi aprendido.


4. Supere a procrastinação


A procrastinação pode comprometer toda a gestão. Algumas estratégias ajudam a combatê-la:


  • Divida grandes tarefas em etapas menores.

  • Estabeleça prazos curtos e realistas para manter a motivação.

  • Elimine distrações, como redes sociais ou notificações desnecessárias.


Por que a gestão de tarefas é importante?


Fazer com que as pessoas precisem descobrir tudo por conta própria não é uma boa ideia. O profissional executivo médio gasta apenas 2 horas e 53 minutos por dia em atividades produtivas. As 3 principais atividades improdutivas somadas (leitura de notícias em sites, mídias sociais e conversas de corredor) consomem mais de 2 horas diárias.


A gestão de tarefas oferece diversos benefícios, tanto para indivíduos quanto para equipes e organizações. Aqui estão alguns dos principais benefícios:


  1. Aumento da produtividade: Ao organizar e priorizar tarefas, você consegue se concentrar no que é mais importante, evitando dispersão e procrastinação, o que resulta em mais resultados em menos tempo.

  2. Melhor gestão do tempo: Com uma lista de tarefas bem estruturada, é possível planejar o tempo de forma mais eficiente, garantindo que as atividades sejam realizadas dentro do prazo e sem sobrecarga.

  3. Redução do estresse: Ter um controle claro das tarefas a serem realizadas ajuda a diminuir a sensação de estar sobrecarregado, pois você sabe exatamente o que precisa ser feito e quando.

  4. Priorização eficiente: A gestão de tarefas permite identificar quais atividades são mais urgentes ou importantes, ajudando a tomar decisões mais assertivas sobre o que deve ser feito primeiro.

  5. Melhoria na colaboração e comunicação: Quando as tarefas são bem distribuídas e visíveis para todos os membros da equipe, a comunicação flui melhor e há menos chance de erro ou falha na execução das atividades.

  6. Acompanhamento de progresso: Com o controle das tarefas, é possível acompanhar o progresso de cada atividade, ajudando a identificar eventuais atrasos e permitir ajustes antes que se tornem problemas maiores.

  7. Desenvolvimento de hábitos organizacionais: A prática constante de gerir tarefas ajuda a cultivar uma rotina organizada e produtiva, tornando-se um hábito benéfico a longo prazo.

  8. Aumento da clareza e foco: Ter uma visão clara das tarefas a serem realizadas reduz a ambiguidade e permite que você se concentre nas atividades essenciais, melhorando o desempenho geral.



Quais as metodologias para gestão de tarefas?


Existem diversas metodologias e abordagens para a gestão de tarefas, cada uma com características que atendem a diferentes necessidades de organização, produtividade e colaboração.


Aqui estão algumas das mais conhecidas:


1. Método GTD (Getting Things Done)


Criado por David Allen, o GTD é um sistema de gestão de tarefas focado em capturar todas as tarefas, ideias e compromissos em um único lugar e depois organizá-los de maneira que se torne fácil gerenciá-los. Ele segue cinco etapas principais:


  • Capturar: Anotar tudo o que precisa ser feito.

  • Esclarecer: Definir qual ação precisa ser tomada para cada item.

  • Organizar: Colocar os itens em categorias apropriadas.

  • Refletir: Revisar regularmente as tarefas e prioridades.

  • Engajar: Executar as tarefas conforme a prioridade e contexto.


2. Método Pomodoro


O Pomodoro é uma técnica de gestão de tempo criada por Francesco Cirillo. Ela consiste em dividir o tempo em intervalos de 25 minutos de trabalho focado (chamados "Pomodoros"), seguidos de uma pausa curta de 5 minutos. Após quatro ciclos, faz-se uma pausa mais longa de 15 a 30 minutos. Esse método ajuda a manter a concentração e reduzir o cansaço mental.


3. Kanban


O Kanban é uma abordagem visual para gestão de tarefas, bastante utilizada em equipes de trabalho, especialmente no contexto de desenvolvimento ágil. Ele usa quadros (físicos ou digitais) divididos em colunas, como "A Fazer", "Em Andamento" e "Concluído", para mover as tarefas à medida que elas são executadas. O foco está na visualização do fluxo de trabalho e na otimização do processo.


4. Método Eisenhower (Matriz de Eisenhower)


A Matriz de Eisenhower ajuda a priorizar tarefas com base em sua urgência e importância. Ela é dividida em quatro quadrantes:


  • Urgente e importante: Faça imediatamente.

  • Importante, mas não urgente: Agende para fazer mais tarde.

  • Urgente, mas não importante: Delegue, se possível.

  • Nem urgente, nem importante: Elimine ou adie.


5. Scrum


O Scrum é uma metodologia ágil usada principalmente em equipes de desenvolvimento de software, mas pode ser aplicada em qualquer tipo de equipe. Ele organiza o trabalho em Sprints (ciclos curtos de trabalho) e utiliza reuniões diárias rápidas (chamadas de Daily Scrum) para atualizar o progresso das tarefas. No Scrum, as tarefas são divididas em Backlogs e são priorizadas para serem completadas durante cada Sprint.


6. Ferramenta Matriz GUT


A Matriz GUT é uma ferramenta que auxilia na priorização de resolução de problemas (por isso é também conhecida como Matriz de Prioridades). A análise GUT é muito utilizada naquelas questões em que é preciso de uma orientação para tomar decisões complexas e que exigem a análise de vários problemas. Para isso, com o sistema GUT é possível classificar cada problema de acordo com a Gravidade, Urgência e Tendência (e assim temos a sigla GUT).


7. SMART


A metodologia SMART é usada para definir metas de forma clara e atingível. A sigla SMART significa:


  • Specific (Específica)

  • Measurable (Mensurável)

  • Achievable (Atingível)

  • Relevant (Relevante)

  • Time-bound (com prazo determinado) Esse método pode ser usado para gerenciar tarefas com base em objetivos bem definidos.


8. Princípio de Pareto (Regra 80/20)


Também conhecida como Regra 80/20, Curva ABC ou, ainda, Diagrama de Pareto, a Análise de Pareto é um esquema, geralmente em forma de gráfico de colunas, que agrupa e ordena a frequência de determinadas ocorrências. Tudo é feito com base em uma ideia bem simples: de que 80% das consequências advêm de 20% das causas, podendo ser aplicado em várias outras relações de causa e efeito.


Ferramentas de Gestão de Tarefas


A tecnologia desempenha um papel importante na gestão de tarefas. Sistemas ou Ferramentas de gestão de projetos e tarefas permitem que equipes se organizem melhor, compartilhem informações e monitorem o progresso de atividades de forma transparente.


Dependendo do seu propósito, faixa de preços, ambiente de trabalho existente e plataforma preferida, há várias ferramentas de gestão de projetos e de tarefas disponíveis. De listas de verificação simples, que podem nem exigir uma conexão com a internet, a um software completo de gerenciamento de tarefas de projeto, os recursos são variados. Há também opções de softwares que se adaptam a setores específicos, como construção, TI ou educação ou a funções específicas, como o gerenciamento de tarefas CRM.



A seguir, as melhores ferramentas para gestão das tarefas:


Monday


O Monday é um sistema operacional de trabalho baseado na nuvem em que equipes criam aplicativos de fluxo de trabalho em minutos para executar processos, projetos e tarefas diárias. As equipes modelam fluxos de trabalho e projetos, sem linguagem de programação, com uma plataforma adaptável que automatiza o trabalho manual e conecta equipes em um ambiente de trabalho digital.


Alguns dos recursos da Monday são: modelos de fluxo de trabalho personalizáveis, controle do tempo, automações, painéis de dados e integrações com as principais ferramentas do mercado.


Clickup


O ClickUp é um aplicativo para substituir todos os outros. É o futuro do trabalho: em que qualquer pessoa pode trabalhar em qualquer coisa. Mais do que apenas gestão de tarefas, o ClickUp oferece documentos, lembretes, metas, calendários, agendamento e até uma caixa de entrada. Totalmente personalizável, o ClickUp é ideal para qualquer equipe, para que todos possam usar o mesmo aplicativo para planejar, organizar e colaborar.


GanttPRO


O GanttPRO é uma ferramenta de gestão de projetos baseada em gráficos de Gantt. Suas principais funcionalidades incluem criação e edição de cronogramas, dependência de tarefas, caminhos críticos, marcos, e gerenciamento de recursos e equipes com atribuição de carga de trabalho.


O GanttPRO também permite colaboração em tempo real, controle de tempo e custos, visualização por portfólios, comentários em tarefas e exportação de projetos. Tudo isso com uma interface intuitiva e suporte para integração com outras ferramentas.


SmartSuite


SmartSuite é uma plataforma no-code que reúne todas as ferramentas que você precisa para gerenciar seu trabalho, incluindo planejamento, rastreamento e gerenciamento dos dados. A SmartSuite ainda oferece recursos como compartilhamento de projetos, arquivos e documentos, fornecer feedback sobre o trabalho uns dos outros, colabore nos mesmos documentos, acompanhar o progresso de todas as suas equipes, departamentos e projetos: monitore o status dos projetos a qualquer momento, visualizando quanto tempo foi gasto em cada tarefa até o momento são alguns dos destaques da ferramenta, chat, visualização de gráficos, permissões, formulários, visualização KanBan, atualização em tempo real, visão de mapa, entre outros.

Ummense


A Ummense é uma poderosa ferramenta para gestão de equipes, projetos e processos. Sua equipe ganha tempo, produtividade e alcança resultados reais. Com a Ummense, você pode organizar sua equipe, delegar tarefas, interagir com seus clientes e organizar todas as informações de todos os projetos e atividades da sua empresa.


Organize tudo o que sua equipe precisa fazer com cards que caminham em fluxos que podem ser automatizados facilmente para ganhar produtividade. Tenha todo o histórico registrado e compartilhe as informações com o cliente através do feed e da timeline.


Todoist


O Todoist ajuda no processo de tirar todas as suas tarefas da sua cabeça e organizá-las em um único lugar no qual você pode confiar. O Todoist é um aplicativo simples, mas poderoso, de lista de tarefas que pode ajudar qualquer pessoa a se organizar e ter tranquilidade, não importa onde esteja ou que dispositivo utilize. Desde o planejamento de projetos de grande escala até um simples lembrete para pagar o aluguel, o Todoist ajuda a liberar a cabeça e colocar itens na lista de tarefas.


Wrike


O Wrike é um software de gerenciamento de trabalho on-line que ajuda sua equipe a simplificar as solicitações de bugs recebidas com formulários integrados, atribuir automaticamente as equipes corretas e acompanhar o progresso em linhas do tempo.


Com o Wrike, você poderá criar e delegar tarefas, acompanhar prazos, visualizar seus planos no gráfico e compartilhar relatórios. O Wrike também oferece fluxos de trabalho personalizados, segurança, acesso restrito a dados e mais.


Taskade


O Taskade é um software de gerenciamento de tarefas, projetos e colaboração em equipe que fornece aos usuários uma ferramenta de produtividade, fácil de usar e flexível. Ele permite que indivíduos e equipes planejem, organizem e rastreiem projetos e tarefas, ao mesmo tempo em que oferece suporte a comunicações em tempo real.


O Taskade fornece aos usuários uma ferramenta de tarefas acessível na web, desktops e dispositivos móveis que promovem um fluxo de trabalho simplificado, organizado e com os resultados desejados.


Motion


O Motion é uma plataforma revolucionária que utiliza inteligência artificial para transformar a gestão de tempo e produtividade. Ele organiza automaticamente sua agenda, prioriza tarefas e cria cronogramas personalizados, garantindo que você nunca perca um prazo ou compromisso importante.


Com integração perfeita a calendários e ferramentas de trabalho, o Motion aprende com suas rotinas e ajusta dinamicamente seus horários, otimizando cada minuto do seu dia. Seja para profissionais ou equipes, ele é o aliado perfeito para simplificar tarefas complexas e manter o foco no que realmente importa.


Teamwork


O Teamwork Projects combina recursos de alto desempenho que criam fluxos de trabalho mais inteligentes e fecham as lacunas de comunicação para que você possa se concentrar em fazer as coisas. Os recursos incluem gestão de tarefas, controle de tempo, marcos, gráficos de Gantt, relatórios instantâneos de alto nível e muito mais. O Teamwork for Enterprise oferece a melhor plataforma de colaboração para ativar eficiência máxima e equipes de alto desempenho com suporte adicional e camadas de segurança.


DocuFlows


A plataforma de gestão feita para pequenas empresas. DocuFlows é uma plataforma de gestão de Processos, Equipes e Tarefas com Inteligência Artificial, ideal para pequenas empresas. Com DocuFlows você documenta os processos da sua empresa com Inteligência Artificial, delega e acompanha o progresso de tarefas, automatiza onboarding & treinamento de colaboradores e coloca seu negócio em piloto automático!


Cange


O Cange é uma ferramenta de gestão de processos e tarefas, que dá autonomia a seus clientes para criar e customizar os fluxos do seu negócio. Da criação da demanda até a geração de insights, desenvolvido para se adaptar em qualquer empresa e ter seus processos construídos do zero em poucos minutos.


Para mais ferramentas de gestão de tarefas, processos ou projetos, acesse aqui.

Conclusão


A gestão de tarefas é uma habilidade poderosa para quem busca melhorar a produtividade e a eficiência no trabalho. Ao planejar adequadamente, priorizar de forma inteligente, delegar com clareza e usar ferramentas para organizar as atividades, é possível alcançar grandes resultados. Lembre-se de revisar seu progresso e fazer ajustes sempre que necessário, garantindo que suas tarefas não apenas sejam cumpridas, mas que contribuam para o sucesso dos seus objetivos.



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Ouça os comentários do artigo Gestão de Tarefas.RHEIS Consulting


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