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Princípio de Pareto (Regra 80/20): Como aplicar na sua Empresa

Também conhecida como Regra 80/20, Curva ABC ou, ainda, Diagrama de Pareto, a Análise de Pareto é um esquema, geralmente em forma de gráfico de colunas, que agrupa e ordena a frequência de determinadas ocorrências. Tudo é feito com base em uma ideia bem simples: de que 80% das consequências advêm de 20% das causas, podendo ser aplicado em várias outras relações de causa e efeito.

Cerca de 20% do esforço que você dedica ao trabalho são responsáveis por 80% do seu desempenho, 20% dos produtos ou serviços que sua empresa comercializa retornam 80% do faturamento, e 20% dos seus colaboradores garantem 80% dos resultados. Esse é o famoso Princípio de Pareto, um padrão intrigante observado nos mais distintos cenários e contextos.


A regra 80/20, como também é conhecida em muitas obras, é uma tendência que prevê essa proporção em diferentes relações de causa e efeito. O conceito se aplica tanto à vida pessoal quanto a grandes acontecimentos e negócios, como veremos detalhadamente neste post, e pode ser usado como uma eficiente ferramenta de gestão.

A história do Princípio de Pareto

Embora receba o nome do sociólogo, cientista político e economista italiano Vilfredo Pareto, na realidade, o Princípio de Pareto foi sugerido pelo consultor de negócios Joseph Moses Juran, que fez uso das observações de Pareto em seus trabalhos com gestão de qualidade.


Uma das primeiras análises documentadas da regra 80/20 foi feita com base no cultivo de ervilhas. Pareto percebeu que apenas 20% das vagens produziam cerca de 80% das ervilhas.


Em 1906, o sociólogo também constatou que 4/5 das terras da Itália pertenciam a 1/5 da população, mas, somente em 1940, o princípio foi reconhecido formalmente com os estudos de Juran.


O que chama atenção é a universalidade de aplicações da regra. O Princípio de Pareto pode ser usado em análises econômicas, sociológicas e computacionais, nas quais é trabalhado dentro de outros conceitos, como distribuição de Pareto (estatística) e princípio de escassez do fator (Engenharia de Software).


Utilizemos o seguinte raciocínio: imagine que você, empreendedor, que trabalha exaustivamente por 12 horas por dia, incluindo finais de semana e feriados, descobre que pode executar todas essas tarefas exercendo uma jornada de até quatro horas. Apesar de soar um tanto irreal, trata-se de um método que possibilita performar ainda melhor, potencializando ainda mais sua lucratividade.


Para exemplificar, tomemos o caso de Tim Ferriss, um dos maiores palestrantes e podcasters da atualidade, empresário e investidor anjo e autor do best-seller “Trabalhe 4 horas por semana”.

  • Durante o seu primeiro emprego, em uma sorveteria, ele compreendeu que poderia executar todo o trabalho em apenas duas horas;

  • Para isso, ele passou a mapear e otimizar processos para executar as atividades com mais rapidez e assertividade;

  • Em outras palavras, ele usava 20% do esforço para ter a mesma efetividade. Essa alta efetividade, no entanto, gerou insatisfação por parte de seu patrão já que, ao finalizar seus afazeres de forma rápida, Ferriss ficava o resto do expediente lendo gibis, e isso resultou na sua demissão.

Fazendo um paralelo com o momento atual do mercado, é possível notar que, muitas vezes, 20% dos investimentos em publicidade podem ser responsáveis por 80% do faturamento da companhia.


Em contrapartida, é importante salientar que o Princípio de Pareto não é uma ciência exata, com zero margem de erro, e existe o percentual de possibilidade de falha. No entanto, partindo deste conceito, é melhor investir no que possui um maior percentual de eficácia, pois é o que gera 80% de renda.


O mesmo raciocínio se encaixa excelentemente quando aplicado em instituições financeiras, recursos humanos, processos, logística, entre outros setores.


Como posso utilizar a metodologia?


Administração e Marketing, porém, foram as áreas que mais contribuíram para a popularização do conceito, com diversos estudos, livros e cases de empresas que resolveram colocar a regra 80/20 a favor da produtividade.


Podemos utilizar esta ferramentas em diversas, porém focaremos na gestão de pessoas/RH.


1. Aumentar a produtividade de uma empresa


Além de ser útil para resolver problemas, a lei de Pareto também ajuda a empresa a melhorar a produtividade de seus funcionários. Ao fazer uma avaliação de desempenho dos seus colaboradores, o setor de Recursos Humanos (RH) pode concluir que apenas 20% dos colaboradores fecham 80% dos negócios para a empresa, por exemplo.


Com base nesses dados, o gestor pode identificar os melhores colaboradores e entender qual perfil profissional é capaz de alcançar os resultados mais significativos.

Ao mesmo tempo, um bom gestor e uma boa liderança também pode criar estratégias, como treinamentos, cursos, palestras, entre outras, para incentivar o restante dos funcionários.


Assim, a empresa contribui não só para o desenvolvimento profissional de seus colaboradores, mas também com o crescimento do próprio negócio.


2. Melhorar a organização da rotina pessoal


Organizar a rotina, especialmente quando você tem muitas responsabilidades diárias, pode ser um desafio. Se você enfrenta esse tipo de dificuldade, então também pode utilizar a lei de pareto para se organizar melhor.


Segundo a teoria 80/20, o ideal é começar a resolver as tarefas e atividades mais rápidas, que não exigem muito tempo para serem resolvidas. Somente depois disso, você se dedica às tarefas mais complexas e demoradas.


Como nem sempre é possível avaliar o tempo necessário para concluir cada tarefa, você pode avaliar a atividade de acordo com os resultados que elas proporcionam.

Assim, fica mais fácil definir as tarefas prioritárias e começar pelas mais urgentes, por exemplo.


3. Ampliar o cumprimento de metas


A distribuição de prazos para conclusão de etapas e projetos também pode ser influenciada pelo conceito da lei de Pareto. Isso deve ser feito após a definição das prioridades de acordo com os resultados gerados a partir de cada fase ou projeto.


Assim, o gestor pode definir um cronograma de execução com prazos coerentes com o grau de importância de cada etapa e com o nível de influência que cada fase ou projeto tem sobre os demais.


4. Organizar sistemas de gestão


A definição de prioridades, prazos para cumprimento das metas e cronograma de atividades fazem parte das responsabilidades da gestão da empresa. Por isso, o uso da teoria 80/20 também influencia na organização e otimização dos sistemas de gestão, que se tornam mais fluidos.


Assim, todas as etapas de um projeto podem ser interligadas e todos envolvidos, setores e profissionais, podem manter seus trabalhos alinhados.


Como a lei de Pareto pode ajudar na solução de problemas empresariais?


Quando aplicada no ambiente corporativo, a lei de Pareto 80 20 ajuda na solução de problemas de diferentes formas, tais como:

  • Favorece a cultura organizacional;

  • Facilita a gestão de projetos;

  • Otimiza processos;

  • Aumenta a produtividade;

  • Mantém os funcionários engajados;

  • Incentiva a adoção de estratégias que visam o desenvolvimento profissional dos colaboradores;

  • Reduz custos operacionais;

  • Otimiza a gestão de tempo.

Quais são as vantagens de aplicar a Lei de Pareto nas empresas?


Além de ser aplicada em diversas situações, a Regra 80/20 também é responsável por promover vários benefícios para a empresa, tais como:

  • Permite a identificação de atividades improdutivas ou não essenciais;

  • Ajuda a definir prioridades;

  • Auxilia a empresa a entender os fatores que aumentam sua produtividade;

  • Incentiva o monitoramento constante do desempenho de colaboradores, equipes e da própria empresa;

  • Permite a implementação de ações que incentivam o aumento da produtividade dos funcionários;

  • Facilita a organização e gestão das atividades da empresa.


Dicas


Dentre muitos pontos, vamos elencar sete para você e sua empresa terem atenção, lembrando que cada empresa possui sua característica de gestão a aceitação.


1. Comece por um processo piloto


Para garantir que erros não serão cometidos em grandes proporções, pode ser interessante começar por um processo piloto, no qual você poderá testar hipóteses e entender melhor como o projeto de transformação vai fluir. A partir do sucesso do piloto, é possível abranger o projeto e consertar eventuais falhas.


2. Faça gestão de iniciativas


As iniciativas de melhoria de processos precisam ser gerenciadas como projetos. Por isso, utilize metodologias, ferramentas e técnicas de gerenciamento de projetos para garantir o controle e o sucesso das iniciativas.


3. Pense no valor para o cliente


Tenha em mente que os processos precisam gerar valor para o cliente. Uma boa forma de saber se isso ocorre na sua empresa é levar em conta a jornada do cliente, que considera todo o caminho que alguém faz durante o relacionamento com a sua empresa, do momento em que ocorre o primeiro contato, até o pós-venda. Tudo isso de um ponto de vista “de fora para dentro”, ou seja, considerando a perspectiva do cliente.


4. Use ferramentas e metodologias reconhecidas


São as metodologias e ferramentas que darão subsídio para a organização fazer a transformação de processos de forma rápida e que gere resultados. A falta de uma metodologia e de ferramentas adequadas pode resultar no fracasso das iniciativas.


5. Faça gestão de mudanças


Mudanças organizacionais podem gerar atritos e resistência por parte das pessoas. Isso é, em muitos casos, a causa do fracasso das inciativas. Por isso, é fundamental investir em gestão de mudanças organizacionais, o que vai garantir o engajamento dos colaboradores e evitar resistências.


6. Automatize os processos


Hoje, também é importante frisar a importância de automatizar os processos transformados, para otimizar sua performance e evitar desgaste desnecessário de recursos humanos para a realização das operações.


7. Considere os processos ponta a ponta


Lembre-se de ter uma visão ponta a ponta dos processos, ao invés de uma visão departamental. A visão departamental leva em conta cada área de forma isolada, o que é um problema, pois gera “pontos cegos” e dificulta a descoberta de problemas no processo.


Como implementar a lei de Pareto?


Na verdade, existem várias formas de utilizar essa teoria na rotina da sua empresa. Porém, você pode começar seguindo as dicas abaixo:


1. Defina prioridades


O primeiro passo é definir prioridades. Para isso, é importante identificar processos ineficientes, ações que precisam ser melhoradas e os resultados obtidos a partir de cada atividade.


A partir daí, fica mais fácil identificar quais projetos, processos e atividades devem ser tratados como prioridade e quais devem ser descartados.

Leia também: Matriz de Eisenhower

2. Esforçar-se pelo tempo necessário


Trabalhar e se esforçar muito em um projeto não significa que ele será bem sucedido. Portanto, ao invés de avaliar seus funcionários com base no tempo dedicado a determinada tarefa, avalie os resultados alcançados por cada colaborador.


Assim, além de aumentar a autonomia das equipes, a liderança incentiva seus funcionários a decidir quando e onde vão trabalhar, segundo seus próprios limites, necessidades e picos de desempenho.


3. Delegue tarefas


Seguindo a lógica da lei de Pareto, apenas 20% dos funcionários realizam 80% dos trabalhos mais importantes da empresa. Ao invés de sobrecarregar esses 20% que apresentam um alto desempenho, descubra os pontos fortes e fracos dos colaboradores que fazem parte dos 80%.


Com base nesses dados, a liderança, em conjunto com o RH, pode descobrir e incentivar o desenvolvimento de habilidades diferentes e importantes para a empresa.

Assim, é possível delegar tarefas e aumentar o contingente de pessoas capazes de desenvolver bons resultados.


Outros exemplos da Lei de Pareto


Ainda está com dúvidas sobre como implementar o método de Pareto no seu negócio? Então confira abaixo alguns exemplos genéricos sobre a aplicação desse conceito.


Exemplo1: A regra 80/20 aplicada ao Marketing


Na realidade, o Princípio de Pareto é apenas uma propensão dos resultados que, dentro dos negócios, costuma se expressar em dados como:

  • 80% do faturamento é resultante de 20% dos clientes;

  • 80% das vendas são provenientes de 20% dos produtos;

  • 80% das reclamações são feitas por 20% dos clientes;

  • 80% das vendas se devem a 20% do time de vendas;

  • 80% dos resultados se devem a 20% dos investimentos.

Exemplo 2: Aplicada no Marketing Digital

  • 80% das vendas online também estão relacionadas a 20% dos produtos disponíveis;

  • 80% das pesquisas são provenientes de 20% das palavras-chave (padrão também conhecido como distribuição de cauda longa);

  • 80% do tráfego é gerado por 20% dos posts;

  • 80% dos leads são gerados por 20% dos conteúdos publicados;

  • 80% do engajamento é gerado por 20% da audiência.

E o que fazer com os 80% restantes?


Já sabemos que devemos concentrar nossos esforços em 20% dos fatores que geram 80% dos resultados, mas isso não quer dizer que os primeiros 80% devam, necessariamente, ser negligenciados.


É claro que, ao revisar processos e estratégias para otimizar a gestão de tempo e recursos, atividades e ações desnecessárias podem ser detectadas e, nesse caso, o ideal é eliminá-las. O mesmo vale para grupos de clientes ou leads que não geram qualquer retorno, mesmo após inúmeras tentativas. Não perca seu tempo!


Tome cuidado, porém, para não perder alguma joia misturada com o lixo. Sua base pode esconder compradores silenciosos de alto volume e que, por alguma razão particular, só compram entre largos intervalos.


De forma semelhante, um conteúdo ou canal que não apresenta resultados muito satisfatórios no presente pode ganhar popularidade no futuro. É necessário, portanto, recorrer a análises e otimizações constantes. A dica é aplicar a regra 80/20 também para identificar pontos problemáticos e se possível, utilizar outras ferramentas de gestão em conjunto.


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