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5W2H: Estratégia para Planejamento e Execução Eficiente

Foto do escritor: RHEIS ConsultingRHEIS Consulting

Em um ambiente corporativo dinâmico e em constante transformação, a eficácia na execução de projetos e tarefas é crucial para o sucesso de qualquer organização. Uma das ferramentas mais eficazes para garantir que os objetivos sejam atingidos de forma clara e objetiva é o 5W2H. Esta técnica simples, porém poderosa, permite planejar e executar ações com foco nos pontos essenciais e no acompanhamento de resultados. Neste artigo, vamos explorar o que é o 5W2H e como utilizá-lo para otimizar processos, resolver problemas e alcançar metas de maneira eficiente.


O que é o 5W2H?


O 5W2H é uma técnica de administração e gestão de projetos muito utilizada pela simplicidade de seu modelo, aliado ao poder de gerar clareza dentro de um planejamento. Sua origem é das primeiras iniciativas do movimento de qualidade total do Japão, e rapidamente se espalhou pelo ocidente devido a sua aplicabilidade, especialmente em momentos de elaboração de planejamento estratégico.


Sugerimos aplicar a ferramenta 5W2H após a utilização da ferramenta Meta SMART.

O 5W2H é uma ferramenta de gestão utilizada para descrever e estruturar ações ou decisões de forma detalhada e objetiva.


Cada termo da ferramenta se torna uma pergunta, e adiciona uma camada extra de clareza para a execução de cada etapa do projeto, processo de coaching etc, funciona exatamente da mesma forma, trazendo maior clareza para cada etapa do planejamento.


Seu nome vem das iniciais de sete perguntas fundamentais, sendo 5W (What, Why, When, Where, Who) e 2H (How, How much).



Como aplicar o 5W2H?


Apesar do nome bastante complicado, a aplicação é simples e direta, e quase autoexplicativa, mas nós vamos repassar cada pergunta do método para aprofundar melhor na sua aplicação.


  • What (O que será feito?): Essa pergunta busca esclarecer o que precisa ser feito. É fundamental definir com clareza o objetivo ou a tarefa a ser realizada. Sem uma definição precisa do que é necessário, pode haver confusão e falta de foco, resultando em tarefas mal executadas ou incompletas. Exemplo: O que precisa ser feito para melhorar o processo de atendimento ao cliente?

  • Why (Por que será feito?): Entender o porquê a ação é necessária é essencial para garantir que todos os envolvidos compreendam a importância da tarefa e se sintam motivados a realizá-la. Essa questão aborda os motivos e objetivos por trás de uma ação, ajudando a alinhar todos os esforços com a estratégia da organização. Exemplo: Por que estamos implementando esse novo processo? Qual problema ele resolve?

  • Where (Onde será feito?): Aqui, a questão envolve o local onde a ação será realizada. Isso é especialmente importante para projetos que envolvem múltiplos departamentos, filiais ou locais geográficos distintos. Saber onde a tarefa será executada é essencial para garantir a logística e os recursos necessários. Exemplo: Onde será realizado o treinamento da equipe de atendimento?

  • When (Quando?): O quando se refere ao prazo em que a ação será executada. A definição de um cronograma claro ajuda a evitar procrastinação e permite um acompanhamento eficiente do progresso. Além disso, o prazo estimado define as prioridades dentro do projeto. Exemplo: Quando a nova abordagem deve ser implementada? Qual é a data limite?

  • Who (Por quem será feito?): O quem define quem será o responsável pela execução de cada ação. Essa é uma etapa crucial para garantir que haja clareza quanto às responsabilidades, evitando confusão ou falhas na execução. Designar a pessoa certa para cada tarefa é vital para o sucesso do projeto. Exemplo: Quem será responsável por supervisionar a implementação do novo sistema?

  • How (Como será feito?): A pergunta como se refere aos métodos ou processos que serão usados para realizar a tarefa. Definir como as ações serão executadas ajuda a planejar os recursos necessários, as etapas de execução e a forma de monitoramento do progresso. Exemplo: Como vamos treinar a equipe de atendimento? Quais ferramentas serão usadas?

  • How much (Quanto vai custar?): A última questão aborda o custo ou os recursos necessários para executar a ação. Aqui, é importante definir quanto dinheiro, tempo ou esforço será necessário para completar a tarefa com sucesso. Uma estimativa precisa ajuda a evitar surpresas durante a execução. Exemplo: Quanto será necessário para implementar a mudança no processo? Qual será o orçamento disponível?


Quais os Benefícios da aplicação do 5W2H?


Os grandes benefícios desta ferramenta de gestão de projetos 5W2H estão em gerar clareza de cada etapa do planejamento para todos os envolvidos. O projeto é constituído de uma série de tarefas organizadas para gerar um resultado, e o maior erro da maioria das pessoas em executar um projeto de vida é acreditar que um projeto deve ser tratado como uma tarefa.


Detalhar cada etapa, entender o seu funcionamento e seguir um fluxo lógico de execução, onde cada realização complementa a próxima realização é um dos grandes segredos desta técnica.


A ferramenta 5W2H é uma excelente maneira de garantir que todas as tarefas da execução do plano façam sentido, e pode ser aplicada em várias áreas, tanto pessoal quanto profissional, não importando a densidade ou complexidade do projeto – o objetivo é justamente de fragmentar e detalhar cada etapa. Praticamente é obrigatório a utilização dessa ferramenta para serviços de consultoria, coach, gestores de projetos, líderes etc.


Algumas das principais vantagens incluem:


  1. Clareza e Objetividade: Com as sete perguntas respondidas, todos os envolvidos no projeto têm uma visão clara e objetiva do que precisa ser feito, evitando mal-entendidos e falhas na comunicação.

  2. Melhoria no Planejamento: A ferramenta força uma análise detalhada do que está sendo proposto, o que facilita a elaboração de um planejamento eficiente e bem estruturado.

  3. Acompanhamento de Resultados: O 5W2H também facilita o acompanhamento de progresso, pois, ao responder a essas perguntas, é possível definir métricas e prazos para monitorar o desenvolvimento das ações.

  4. Alinhamento de Equipe: Quando todos os membros da equipe compreendem as mesmas informações, fica mais fácil alinhar esforços e garantir que todos trabalhem em direção a um objetivo comum.

  5. Resolução de Problemas: Ao identificar as necessidades e objetivos de uma ação, o 5W2H pode ser um ótimo ponto de partida para resolver problemas de forma prática e estratégica.


Como Utilizar o 5W2H no Dia a Dia?


O 5W2H pode ser aplicado em diversos contextos e tipos de projetos, desde atividades simples até iniciativas mais complexas. Para utilizá-lo de forma eficaz, siga esses passos:


  1. Defina o objetivo principal: Antes de aplicar o 5W2H, tenha clareza sobre o que deseja alcançar.

  2. Responda as perguntas: Aplique as sete perguntas da ferramenta no contexto do seu projeto ou tarefa, anotando as respostas de forma detalhada.

  3. Crie um plano de ação: Com as respostas, elabore um plano de ação estruturado e com prazos definidos.

  4. Monitore o progresso: Durante a execução, monitore os resultados e ajuste o plano conforme necessário.


Outras Aplicações do 5W2H


Além das sete perguntas principais (5W2H), existem outras iniciais que podem ser acrescentadas para tornar o planejamento ainda mais robusto e detalhado. Algumas variações incluem:


  • Why Not (Por que não?): Esta pergunta visa explorar possíveis obstáculos ou razões pelas quais a ação ou o projeto pode não ser viável. Ela ajuda a antecipar desafios e possíveis falhas que precisam ser resolvidas. Exemplo: Por que não podemos implementar esse sistema agora? Existem restrições de recursos ou questões legais a considerar?

  • What If (E se?): O "What If" é uma pergunta de cenários alternativos, que ajuda a antecipar possíveis mudanças ou variações no plano original. Isso prepara a equipe para lidar com imprevistos ou mudanças no ambiente. Exemplo: E se os prazos não forem cumpridos? O que faremos para minimizar os impactos?

  • How Long (Quanto tempo?): Essa pergunta está relacionada ao tempo de execução da ação, de forma mais detalhada, indo além da pergunta "Quando?". Ela visa determinar não apenas o prazo, mas também o tempo necessário para cada fase ou atividade. Exemplo: Quanto tempo levará para treinar a equipe para o novo sistema?

  • How Often (Com que frequência?): Essa pergunta serve para definir a periodicidade com que uma ação ou tarefa será executada, seja ela diária, semanal, mensal, etc. É importante para o acompanhamento contínuo e a manutenção de processos ou práticas. Exemplo: Com que frequência as revisões de qualidade serão feitas? Será mensal ou trimestral?

  • How Much Impact (Qual o impacto?): Determinar o impacto que a ação terá, seja em termos financeiros, operacionais ou mesmo culturais, ajuda a mensurar os benefícios ou riscos envolvidos no processo. Ela fornece uma visão mais profunda sobre os efeitos da ação. Exemplo: Qual será o impacto dessa mudança nos custos operacionais?


Essas perguntas adicionais podem enriquecer o processo de planejamento e ajudar a construir um plano mais completo e bem estruturado. Ao adicionar essas iniciais, o 5W2H pode ser ainda mais eficaz para empresas e equipes que buscam otimizar a execução de tarefas e projetos, minimizando riscos e maximizando resultados.


Conclusão


O 5W2H é uma ferramenta simples, mas extremamente poderosa, para o planejamento e execução de projetos. Ao fornecer uma estrutura clara e objetiva, ela ajuda equipes e empresas a se alinharem, aumentarem a produtividade e garantirem que os objetivos sejam atingidos de maneira eficiente e eficaz. Aplicando o 5W2H, você cria um ambiente de trabalho mais organizado e bem estruturado, onde as decisões são tomadas com mais segurança e resultados são alcançados com mais consistência.


A RHEIS Consulting em seus processos utiliza muito esta ferramenta, em sessões de coaching, planejamento estratégico e desenvolvimento pessoal; por isso compartilhamos com você esta ótima solução para o seu negócio, experimente.


Faça o download da aplicação desta ferramenta para sua melhor compreensão:






Outro modelo de template editável e com exemplos:








 

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