Onboarding nas Empresas: O Caminho para um Início de Sucesso
- RHEIS Consulting
- 7 de nov. de 2024
- 11 min de leitura
Atualizado: 7 de out.
O onboarding é uma prática estratégica que tem ganhado cada vez mais relevância nas empresas que buscam aprimorar a integração de novos colaboradores. Mais do que apresentar rotinas, normas e responsabilidades, o onboarding é um processo que visa engajar, motivar e alinhar os novos membros com a cultura organizacional e os objetivos da empresa. Quando bem executado, o onboarding pode impactar diretamente na produtividade, na retenção de talentos e no sucesso a longo prazo dos colaboradores.
O que é Onboarding?
Onboarding ou "integração organizacional", é um termo em inglês e significa "embarque" ou "a bordo". É um conjunto estruturado de ações que facilita a adaptação de novos funcionários ao ambiente de trabalho. O objetivo é acelerar o aprendizado sobre a organização, suas metas e a função do colaborador, ao mesmo tempo em que promove um sentimento de pertencimento. O onboarding é uma missão do RH, mas que deve mobilizar todos os setores, em especial os líderes.
Esse processo vai além do treinamento técnico; ele inclui o desenvolvimento de relacionamentos interpessoais, a imersão nos valores e na missão da empresa, e o suporte necessário para que o novo colaborador se sinta confiante e produtivo desde o início.
A etapa de onboarding é muito importante para:
Capacitar e treinar os novos funcionários
Socializar os colaboradores
Diminuir o tempo de adaptação
Acelerar o engajamento do novo funcionário
Criar um vínculo e a sensação de pertencimento entre o colaborador e a empresa
Etapas Essenciais de um Onboarding
Para que o onboarding alcance seus objetivos, é importante seguir etapas claras e bem planejadas. Algumas das principais incluem:
1. Pré-Onboarding
Esse é o primeiro contato do colaborador com a empresa, que ocorre entre a contratação e o início efetivo de suas atividades. É uma oportunidade de começar a construir uma conexão significativa. Além de solicitar documentos e formulários necessários, você pode enviar um kit de boas-vindas e organizar dinâmicas, como apresentações nos canais de comunicação da equipe, para criar um ambiente acolhedor e integrador. Certifique-se de que o espaço de trabalho do novo funcionário esteja pronto, com todo o equipamento e materiais necessários.
2. Primeiro Dia e Boas-Vindas
O primeiro contato presencial ou remoto é crucial. Uma recepção calorosa, apresentação da equipe e explicação das rotinas são fundamentais para quebrar o gelo. Forneça uma orientação detalhada que inclua a história da empresa, sua missão, visão e valores, bem como políticas e procedimentos importantes. Ofereça treinamento inicial sobre as ferramentas e sistemas que o novo funcionário usará em seu trabalho diário.
3. Treinamento e Capacitação
Nesta fase, são fornecidas as ferramentas e o conhecimento necessários para que o colaborador desempenhe suas funções com eficácia. Após a apresentação inicial, chega o momento de integrar o novo colaborador à equipe e iniciar seu treinamento para a função. Um acompanhamento próximo é essencial nessa etapa, já que é quando o profissional começa a realizar suas primeiras contribuições. Sem o suporte adequado, ele pode se sentir desmotivado logo no início, comprometendo sua adaptação e desempenho.
4. Acompanhamento Contínuo
O onboarding não se limita aos primeiros dias. Reuniões regulares de acompanhamento, feedbacks e suporte contínuo garantem que o colaborador esteja bem ajustado e motivado. Após algum tempo de atuação, o colaborador passa a contribuir de forma mais autônoma com a equipe. Para apoiar essa evolução, é recomendável que ele tenha o acompanhamento de um mentor. Esse mentor não precisa supervisionar diretamente suas atividades, mas deve estar disponível para esclarecer dúvidas e oferecer orientação sempre que necessário, facilitando seu desenvolvimento nesse período.
5. Desenvolvimento
Por fim, o colaborador começa a impactar diretamente os indicadores do negócio por meio de sua performance, que deve ser suficiente para validar seu período de experiência. Assim, a etapa final do onboarding envolve a elaboração de um plano de desenvolvimento profissional, visando não apenas sua contribuição positiva para os resultados da empresa, mas também seu crescimento pessoal e profissional.
Organize atividades sociais e eventos de equipe para ajudar o novo funcionário a conhecer melhor seus colegas e estabelecer relações. Incentive a participação em iniciativas e grupos de trabalho para integrar o funcionário na comunidade da empresa.
Como Fazer um Onboarding
Integrar novos colaboradores remotamente requer planejamento estratégico e criatividade para garantir engajamento e eficácia. A seguir, veja como estruturar um onboarding online que seja acolhedor e eficiente:
1º Passo - Planejamento e Preparação
Estabeleça um cronograma claro: Divida o processo em etapas semanais ou quinzenais com objetivos específicos para cada fase.
Escolha as ferramentas adequadas: Utilize plataformas LMS para organizar conteúdos, aplicativos de videoconferência para reuniões virtuais e softwares de colaboração para atividades em equipe. Utilize o LaunchLMS para lhe ajudar nesta etapa.
Configure o ambiente de trabalho online: Garanta que o novo colaborador tenha acesso a sistemas, softwares e manuais necessários antes de começar.
Crie um kit digital de boas-vindas: Inclua informações como a história e cultura da empresa, organograma, políticas internas e benefícios disponíveis.
2º Passo - Conteúdo
Diversifique os formatos: Combine vídeos explicativos, apresentações, módulos de e-learning e materiais complementares para tornar o aprendizado dinâmico.
Aposte no microlearning: Divida o conteúdo em partes curtas e de fácil assimilação.
Incorpore gamificação: Inclua quizzes, desafios e outros elementos interativos para tornar o processo mais divertido. Utilize o sistema Applause para lhe ajudar na gamificação.
Personalize o conteúdo: Adapte parte do material às especificidades do cargo do novo colaborador.
3º Passo - Integração
Promova reuniões virtuais: Organize encontros individuais e em grupo com gestores, colegas de equipe e especialistas da empresa para boas-vindas e networking¹.
Mantenha canais de comunicação abertos: Utilize chats, fóruns e e-mails para facilitar a interação e o engajamento. (Para mais ferramentas, acesse aqui.)
Atribua um mentor ou padrinho: Um colaborador experiente pode ajudar o novato a se adaptar mais rapidamente à cultura da empresa e às demandas do cargo.
Realize atividades de integração: Planeje encontros online, como cafés virtuais, jogos interativos ou sessões de perguntas e respostas, para fortalecer os laços entre o novo membro e a equipe.
4º Passo - Feedback e Acompanhamento Contínuo
Colete feedback regularmente: Peça ao colaborador que avalie o processo de onboarding e use as sugestões para melhorias.
Avalie o aprendizado: Utilize quizzes ou testes online para medir a compreensão dos conteúdos apresentados.
Faça check-ins frequentes: Agende reuniões periódicas para acompanhar o progresso, discutir desafios e oferecer suporte adicional.
Checklist exemplo de um onboarding completo
Uma vez que você já conhece todas as áreas que deve levar em conta no design de um processo de onboarding, compartilhamos um exemplo nosso que usamos em alguns de nossos clientes.
Fase 1: Pré-integração
☐ Preparar o contrato de trabalho e enviá-lo para assinatura.
☐ Avisar a equipe que em breve você será mais um. Falta muito pouco!
☐ Atribuir um “amigo” à nova empresa e contextualizar sobre o seu papel de mentor interno.
☐ Compilar a documentação administrativa necessária (como RG, CPF, número de conta...).
☐ Configurar seu e-mail da empresa, as ferramentas de comunicação interna, o software de gestão de RH.
☐ Preparar o kit de boas-vindas: material com a marca da empresa, dedicatórias da equipe...
☐ Preparar um calendário detalhado de todas as integrações (1º dia, semana, mês, 3 meses, 6 meses).
☐ Bloqueie as agendas das pessoas que farão parte do onboarding para que possam dedicar tempo de qualidade a isso.
☐ Enviar informações sobre a logística de chegada ao escritório (estacionamento, localização, credenciamento, etc.).
Fase 2: 1º dia
☐ Saudações e boas-vindas da equipe!
☐ Dê asas à criatividade com dinâmicas que permitem sentir-se parte da equipe e conhecer-se melhor.
☐ Visita ao escritório. Isso pode ser feito por videochamada se a pessoa trabalhar remotamente.
☐ Sessão ativa da história, cultura, propósito e valores da empresa.
☐ Explicação de como a empresa está organizada, a equipe e quem faz o quê.
☐ Aproveite a hora do almoço para bater um papo e conhecer melhor toda a equipe. O almoço pode percorrer um longo caminho.
☐ Certifique-se de que você pode acesse facilmente o e-mail da sua empresa.
☐ Faça um treinamento leve sobre as ferramentas básicas do seu dia a dia para começar a sentir autonomia.
Fase 3: 1ª semana
☐ Revise sua função e qual será sua contribuição para a empresa.
☐ Começamos com treinamento operacional sobre a função e o funcionamento interno.
☐ Continuamos com as reuniões previamente agendadas com os gestores da Fase 1 e pessoas-chave.
☐ Fique atento a possíveis dúvidas. Talvez eu tenha que responder a você o mais rápido possível. Reúna-se se necessário.
☐ Defina objetivos para curto e longo prazo.
☐ Acompanhe para ver como você se sentiu na primeira semana e se precisar de alguma coisa.
☐ Fale com o seu “amigo” para obter feedback sobre como está indo o processo de imersão.
Fase 4: 1º mês
☐ Ajuste o treinamento necessário com base no feedback da pessoa e de seu amigo.
☐ Faça um primeiro One on One para avaliar o aprendizado e as dificuldades. Também exploraremos possíveis necessidades de treinamento.
☐ Estabelecer primeiros objetivos para os próximos meses e alinhá-los com os da equipe e da empresa.
☐ Ofereça suporte e recursos quando necessário.
☐ Sessão de feedback com o “amigo” para revisar todo o processo e tirar conclusões valiosas.
Fase 5: 3–6 meses
☐ Promover o sentimento de pertencimento e aprendizagem cruzada conectando-o com outras áreas por meio de projetos colaborativos.
☐ Dê a ele um visão geral das possíveis oportunidades de desenvolvimento na empresa.
☐ Vá a eventos profissionais com a equipe. E não faltam teambuildings!
☐ Acompanhe nível atual de satisfação e engajamento.
☐ Levar a cabo One on One voltado para o seu desenvolvimento.
☐ Revise e ajuste os objetivos para mantê-los alinhados com os da empresa.
☐ Aborde o seu nível de autonomia no cargo caso precise de algum treinamento adicional.
Os 4 Pilares de um Onboarding
Talya Bauer PhD, pesquisadora e professora de Administração na Portland State University, propõe quatro pilares fundamentais para um onboarding de qualidade. Esses pilares ajudam a estruturar uma experiência de integração eficiente, garantindo que o novo colaborador se sinta acolhido, engajado e preparado para contribuir com a organização. Veja quais são:
1. Conformidade ou Compliance
Este pilar foca na capacidade do colaborador de começar a agregar valor à organização. Um onboarding eficaz deve fornecer as ferramentas, os recursos e o suporte necessários para que o profissional comece a desempenhar sua função com segurança e confiança. Trata de fornecer orientações sobre os processos e procedimentos da empresa, desde os aspectos burocráticos até as políticas internas, valores, obrigações e código de ética. É essencial para garantir que o novo colaborador compreenda as expectativas e normas da organização.
Exemplos práticos:
Coletar e validar documentos pessoais, como RG, CPF, comprovante de endereço, e certidões exigidas pela empresa.
Formalizar o contrato de trabalho e garantir que o colaborador esteja ciente dos termos acordados.
2. Clareza
Garantir que o colaborador entenda claramente suas responsabilidades, metas e expectativas é fundamental. A falta de clareza pode gerar confusão e reduzir a produtividade. Um onboarding eficiente deve alinhar as expectativas da organização com as do novo membro.
Exemplos práticos:
Descrição detalhada do cargo e responsabilidades.
Definição de metas de curto e longo prazo.
3. Cultura
Imergir o novo colaborador na cultura organizacional é essencial para que ele compreenda os valores, crenças e normas que norteiam o comportamento da empresa. Esse entendimento permite que ele se alinhe mais facilmente aos objetivos da organização.
Exemplos práticos:
Apresentação da história da empresa, missão e visão.
Discussão sobre comportamentos e práticas valorizadas na organização.
4. Conexão
O primeiro pilar destaca a importância de criar vínculos interpessoais. Isso inclui promover um ambiente acolhedor que facilite a interação entre o novo colaborador e a equipe, além de apresentar a cultura e os valores da empresa. Um senso de pertencimento é essencial para aumentar o engajamento e a motivação.
Exemplos práticos:
Apresentação formal aos colegas de trabalho.
Atividades de integração, como cafés ou dinâmicas de equipe.
Desafios da Implantação de um Onboarding
Implantar um processo de onboarding eficaz em uma empresa vai muito além de criar um cronograma de integração para novos colaboradores. O verdadeiro desafio está em construir uma jornada estratégica que alinhe cultura, processos e performance desde o primeiro dia de trabalho.
Entre os principais obstáculos enfrentados pelas organizações estão:
1. Falta de padronização
Muitas empresas não possuem um modelo estruturado de onboarding, o que faz com que cada gestor conduza o processo de forma diferente. Isso gera inconsistências nas informações transmitidas, desalinhamento com a cultura organizacional e sensação de despreparo por parte do novo colaborador.
2. Desconexão entre áreas
A implantação do onboarding exige o envolvimento de diversos setores: RH, liderança, TI, comunicação interna, entre outros. A falta de alinhamento entre essas áreas compromete a fluidez da experiência, dificultando o acesso a ferramentas, e-mails, benefícios e até mesmo ao espaço físico.
3. Ausência de cultura de acolhimento
Algumas empresas ainda veem o onboarding como uma formalidade, quando na verdade ele é um momento estratégico de engajamento. A falta de um ambiente acolhedor e de apoio nos primeiros dias pode gerar ansiedade, insegurança e até pedidos de desligamento precoce.
4. Baixa mensuração de resultados
Outro desafio é a ausência de indicadores claros para avaliar o sucesso do onboarding. Sem métricas de engajamento, tempo para atingir a performance esperada ou feedbacks estruturados, torna-se difícil melhorar o processo e justificar os investimentos.
Leia também em ROI em RH: Como Medir o Retorno Financeiro dos Investimentos em Pessoas.
5. Resistência à mudança
A implantação de um novo processo exige mudança de mentalidade e comportamento por parte de líderes e equipes. Quando o onboarding não é visto como parte da estratégia de gestão de pessoas, ele tende a ser subvalorizado ou negligenciado.
Leia mais em Gestão de Mudanças: Como Adaptar e Evoluir em Cenários Diversos.
Benefícios do Onboarding Estruturado
A implantação de um onboarding estruturado é uma das estratégias mais eficazes para garantir que novos colaboradores se integrem com sucesso à cultura, aos processos e aos objetivos da empresa. Quando bem planejado, ele traz impactos positivos em múltiplas dimensões da organização.
A seguir, destacamos os principais benefícios de um onboarding estruturado:
1. Acelera a curva de aprendizado
Com um processo de integração bem definido, o novo colaborador compreende mais rapidamente sua função, as ferramentas disponíveis e os fluxos internos da empresa. Isso reduz o tempo necessário para alcançar níveis satisfatórios de produtividade.
2. Fortalece o engajamento desde o início
Os primeiros dias de trabalho são cruciais para a percepção do colaborador sobre a empresa. Um onboarding estruturado transmite acolhimento, organização e propósito, o que fortalece o vínculo emocional e o comprometimento com a organização.
3. Reduz a rotatividade (turnover)
Quando o novo profissional recebe o suporte necessário, sente-se mais seguro, confiante e pertencente ao ambiente. Isso diminui as chances de desligamento precoce, especialmente nos primeiros três meses — período crítico de adaptação.
Leia mais em Rotatividade: Entenda as Causas, Impactos e Estratégias para Reduzir o Turnover em sua Empresa.
4. Promove alinhamento cultural e estratégico
O onboarding é a oportunidade ideal para transmitir a missão, os valores e a visão da empresa, além das metas estratégicas e expectativas de comportamento. Isso garante que o novo colaborador caminhe na mesma direção que o restante da equipe.
5. Melhora a comunicação interna
Um onboarding estruturado geralmente envolve diversas áreas e etapas de interação, o que estimula a comunicação e a integração entre setores. Isso favorece o relacionamento interpessoal e a construção de redes de apoio dentro da organização.
6. Padroniza processos e reduz erros
Com fluxos e materiais de integração claros, há menor risco de falhas operacionais, informações desencontradas ou esquecimentos em etapas importantes, como entrega de equipamentos, acessos a sistemas ou treinamentos obrigatórios.
7. Fortalece a imagem da empresa como empregadora
Organizações que oferecem uma boa experiência de entrada demonstram profissionalismo, cuidado com as pessoas e excelência na gestão. Isso influencia positivamente a reputação interna e externa da marca empregadora (employer branding).
8. Facilita o feedback e a evolução contínua
Ao incluir etapas de acompanhamento, avaliações e escuta ativa, o onboarding permite ajustes constantes no processo e maior entendimento das necessidades dos novos colaboradores.
Ferramentas para Onboarding
Userguiding
O Userguiding é uma plataforma que oferece ferramentas para criar guias interativos e tutoriais dentro de aplicativos web. O objetivo principal é melhorar a experiência do usuário, facilitando a integração (onboarding) e a adoção de novas funcionalidades.
Com Userguiding, empresas podem criar tours interativos, tooltips, checklists e outros recursos sem a necessidade de codificação, o que permite a personalização e implementação rápida. Além disso, Userguiding fornece análises e insights sobre como os usuários estão interagindo com os guias e tutoriais, ajudando as empresas a entenderem melhor os pontos fortes e fracos de sua interface de usuário. Isso permite ajustes contínuos e melhorias na experiência do usuário, resultando em maior retenção e satisfação.
Conclusão
O onboarding é um investimento estratégico que, quando realizado de maneira estruturada, gera benefícios que vão muito além do curto prazo. Ele fortalece o vínculo entre colaborador e empresa, promove alinhamento cultural e aumenta a retenção de talentos. Com um programa de onboarding bem planejado, as empresas conseguem não apenas acolher novos membros, mas também estabelecer as bases para um futuro promissor e produtivo.
Adotar e aprimorar o onboarding é, portanto, um passo essencial para organizações que desejam crescer de forma sustentável, competitiva e centrada nas pessoas. A RHEIS Consulting mapeia e otimiza o processo de Onboarding da sua empresa, promovendo uma experiência de integração mais estratégica e eficiente. Fale com a gente e transforme seu acolhimento em diferencial competitivo.
Podcast
¹Networking é uma prática que consiste em estabelecer e cultivar relacionamentos profissionais, com o objetivo de trocar informações, conselhos e indicações. O termo vem do inglês network, que significa rede de relacionamentos ou rede de contatos.
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