O onboarding é uma prática estratégica que tem ganhado cada vez mais relevância nas empresas que buscam aprimorar a integração de novos colaboradores. Mais do que apresentar rotinas, normas e responsabilidades, o onboarding é um processo que visa engajar, motivar e alinhar os novos membros com a cultura organizacional e os objetivos da empresa. Quando bem executado, o onboarding pode impactar diretamente na produtividade, na retenção de talentos e no sucesso a longo prazo dos colaboradores.
O que é Onboarding?
Onboarding, ou "integração organizacional", é um termo em inglês e significa "embarque" ou "a bordo". É um conjunto estruturado de ações que facilita a adaptação de novos funcionários ao ambiente de trabalho. O objetivo é acelerar o aprendizado sobre a organização, suas metas e a função do colaborador, ao mesmo tempo em que promove um sentimento de pertencimento. O onboarding é uma missão do RH, mas que deve mobilizar todos os setores, em especial os líderes.
Esse processo vai além do treinamento técnico; ele inclui o desenvolvimento de relacionamentos interpessoais, a imersão nos valores e na missão da empresa, e o suporte necessário para que o novo colaborador se sinta confiante e produtivo desde o início.
A etapa de onboarding é muito importante para:
Capacitar e treinar os novos funcionários
Socializar os colaboradores
Diminuir o tempo de adaptação
Acelerar o engajamento do novo funcionário
Criar um vínculo e a sensação de pertencimento entre o colaborador e a empresa
Benefícios do Onboarding Estruturado
Investir em um programa de onboarding eficiente traz diversas vantagens, tanto para os colaboradores quanto para a empresa. Entre os benefícios, destacam-se:
Redução do Turnover: Um colaborador bem integrado tem maior probabilidade de permanecer na empresa, reduzindo custos com rotatividade e recrutamento.
Aumento de Produtividade: Um início estruturado ajuda os novos funcionários a compreenderem suas responsabilidades rapidamente, acelerando a curva de aprendizado.
Fortalecimento da Cultura Organizacional: O onboarding reforça os valores, missão e visão da empresa, criando alinhamento entre os objetivos pessoais e organizacionais.
Engajamento e Motivação: Sentir-se acolhido e valorizado desde o primeiro dia de trabalho melhora o engajamento e promove um ambiente de trabalho mais positivo.
Etapas Essenciais de um Onboarding
Para que o onboarding alcance seus objetivos, é importante seguir etapas claras e bem planejadas. Algumas das principais incluem:
Pré-Onboarding: Esse é o primeiro contato do colaborador com a empresa, que ocorre entre a contratação e o início efetivo de suas atividades. É uma oportunidade de começar a construir uma conexão significativa. Além de solicitar documentos e formulários necessários, você pode enviar um kit de boas-vindas e organizar dinâmicas, como apresentações nos canais de comunicação da equipe, para criar um ambiente acolhedor e integrador.
Primeiro Dia e Boas-Vindas: O primeiro contato presencial ou remoto é crucial. Uma recepção calorosa, apresentação da equipe e explicação das rotinas são fundamentais para quebrar o gelo.
Treinamento e Capacitação: Nesta fase, são fornecidas as ferramentas e o conhecimento necessários para que o colaborador desempenhe suas funções com eficácia. Após a apresentação inicial, chega o momento de integrar o novo colaborador à equipe e iniciar seu treinamento para a função. Um acompanhamento próximo é essencial nessa etapa, já que é quando o profissional começa a realizar suas primeiras contribuições. Sem o suporte adequado, ele pode se sentir desmotivado logo no início, comprometendo sua adaptação e desempenho.
Acompanhamento Contínuo: O onboarding não se limita aos primeiros dias. Reuniões regulares de acompanhamento, feedbacks e suporte contínuo garantem que o colaborador esteja bem ajustado e motivado. Após algum tempo de atuação, o colaborador passa a contribuir de forma mais autônoma com a equipe. Para apoiar essa evolução, é recomendável que ele tenha o acompanhamento de um mentor. Esse mentor não precisa supervisionar diretamente suas atividades, mas deve estar disponível para esclarecer dúvidas e oferecer orientação sempre que necessário, facilitando seu desenvolvimento nesse período.
Desenvolvimento: Por fim, o colaborador começa a impactar diretamente os indicadores do negócio por meio de sua performance, que deve ser suficiente para validar seu período de experiência. Assim, a etapa final do onboarding envolve a elaboração de um plano de desenvolvimento profissional, visando não apenas sua contribuição positiva para os resultados da empresa, mas também seu crescimento pessoal e profissional.
Como Fazer um Onboarding Online
Integrar novos colaboradores remotamente requer planejamento estratégico e criatividade para garantir engajamento e eficácia. A seguir, veja como estruturar um onboarding online que seja acolhedor e eficiente:
1. Planejamento e Preparação
Estabeleça um cronograma claro: Divida o processo em etapas semanais ou quinzenais com objetivos específicos para cada fase.
Escolha as ferramentas adequadas: Utilize plataformas LMS para organizar conteúdos, aplicativos de videoconferência para reuniões virtuais e softwares de colaboração para atividades em equipe. Sugerimos o LaunchLMS que pode ajudar muito bem nesta etapa.
Configure o ambiente de trabalho online: Garanta que o novo colaborador tenha acesso a sistemas, softwares e manuais necessários antes de começar.
Crie um kit digital de boas-vindas: Inclua informações como a história e cultura da empresa, organograma, políticas internas e benefícios disponíveis.
2. Conteúdo
Diversifique os formatos: Combine vídeos explicativos, apresentações, módulos de e-learning e materiais complementares para tornar o aprendizado dinâmico.
Aposte no microlearning: Divida o conteúdo em partes curtas e de fácil assimilação.
Incorpore gamificação: Inclua quizzes, desafios e outros elementos interativos para tornar o processo mais divertido. Sugerimos o sistema Applause.
Personalize o conteúdo: Adapte parte do material às especificidades do cargo do novo colaborador.
3. Integração
Promova reuniões virtuais: Organize encontros individuais e em grupo com gestores, colegas de equipe e especialistas da empresa para boas-vindas e networking¹.
Mantenha canais de comunicação abertos: Utilize chats, fóruns e e-mails para facilitar a interação e o engajamento. (Para mais ferramentas, acesse aqui.)
Atribua um mentor ou padrinho: Um colaborador experiente pode ajudar o novato a se adaptar mais rapidamente à cultura da empresa e às demandas do cargo.
Realize atividades de integração: Planeje encontros online, como cafés virtuais, jogos interativos ou sessões de perguntas e respostas, para fortalecer os laços entre o novo membro e a equipe.
4. Feedback e Acompanhamento Contínuo
Colete feedback regularmente: Peça ao colaborador que avalie o processo de onboarding e use as sugestões para melhorias. (Leia mais no nosso artigo sobre feedback)
Avalie o aprendizado: Utilize quizzes ou testes online para medir a compreensão dos conteúdos apresentados.
Faça check-ins frequentes: Agende reuniões periódicas para acompanhar o progresso, discutir desafios e oferecer suporte adicional.
Os 4 Pilares de um Onboarding
Talya Bauer PhD, pesquisadora e professora de Administração na Portland State University, propõe quatro pilares fundamentais para um onboarding de qualidade. Esses pilares ajudam a estruturar uma experiência de integração eficiente, garantindo que o novo colaborador se sinta acolhido, engajado e preparado para contribuir com a organização. Veja quais são:
1 - Conformidade ou Compliance
Este pilar foca na capacidade do colaborador de começar a agregar valor à organização. Um onboarding eficaz deve fornecer as ferramentas, os recursos e o suporte necessários para que o profissional comece a desempenhar sua função com segurança e confiança. Trata de fornecer orientações sobre os processos e procedimentos da empresa, desde os aspectos burocráticos até as políticas internas, valores, obrigações e código de ética. É essencial para garantir que o novo colaborador compreenda as expectativas e normas da organização.
Exemplos práticos:
Coletar e validar documentos pessoais, como RG, CPF, comprovante de endereço, e certidões exigidas pela empresa.
Formalizar o contrato de trabalho e garantir que o colaborador esteja ciente dos termos acordados.
2 - Clareza
Garantir que o colaborador entenda claramente suas responsabilidades, metas e expectativas é fundamental. A falta de clareza pode gerar confusão e reduzir a produtividade. Um onboarding eficiente deve alinhar as expectativas da organização com as do novo membro. Exemplos práticos:
Descrição detalhada do cargo e responsabilidades.
Definição de metas de curto e longo prazo.
3 - Cultura
Imergir o novo colaborador na cultura organizacional é essencial para que ele compreenda os valores, crenças e normas que norteiam o comportamento da empresa. Esse entendimento permite que ele se alinhe mais facilmente aos objetivos da organização. Exemplos práticos:
Apresentação da história da empresa, missão e visão.
Discussão sobre comportamentos e práticas valorizadas na organização.
4 - Conexão
O primeiro pilar destaca a importância de criar vínculos interpessoais. Isso inclui promover um ambiente acolhedor que facilite a interação entre o novo colaborador e a equipe, além de apresentar a cultura e os valores da empresa. Um senso de pertencimento é essencial para aumentar o engajamento e a motivação. Exemplos práticos:
Apresentação formal aos colegas de trabalho.
Atividades de integração, como cafés ou dinâmicas de equipe.
Ferramentas para Onboarding
Userguiding
O Userguiding é uma plataforma que oferece ferramentas para criar guias interativos e tutoriais dentro de aplicativos web. O objetivo principal é melhorar a experiência do usuário, facilitando a integração (onboarding) e a adoção de novas funcionalidades.
Com Userguiding, empresas podem criar tours interativos, tooltips, checklists e outros recursos sem a necessidade de codificação, o que permite a personalização e implementação rápida. Além disso, Userguiding fornece análises e insights sobre como os usuários estão interagindo com os guias e tutoriais, ajudando as empresas a entenderem melhor os pontos fortes e fracos de sua interface de usuário. Isso permite ajustes contínuos e melhorias na experiência do usuário, resultando em maior retenção e satisfação.
Conclusão
O onboarding é um investimento estratégico que, quando realizado de maneira estruturada, gera benefícios que vão muito além do curto prazo. Ele fortalece o vínculo entre colaborador e empresa, promove alinhamento cultural e aumenta a retenção de talentos. Com um programa de onboarding bem planejado, as empresas conseguem não apenas acolher novos membros, mas também estabelecer as bases para um futuro promissor e produtivo.
Adotar e aprimorar o onboarding é, portanto, um passo essencial para organizações que desejam crescer de forma sustentável, competitiva e centrada nas pessoas. A Rheis Consulting faz o mapeamento do Onboarding de sua empresa através da Cultura Organizacional. Consulte-nos.
¹Networking é uma prática que consiste em estabelecer e cultivar relacionamentos profissionais, com o objetivo de trocar informações, conselhos e indicações. O termo vem do inglês network, que significa rede de relacionamentos ou rede de contatos.
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