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Home office: O que é e como implantar

O home office é uma prática atual adotada por muitos profissionais e conhecida como o trabalho do futuro. Mas, quais os reais benefícios do home office para a empresa? Em sua tradução literal, o termo, quer dizer “escritório em casa”, ou seja, aquele em que o funcionário desenvolve suas atividades em sua casa, eliminando a necessidade de se deslocar até o endereço da empresa para a qual trabalha.


No entanto, apesar de sua tradução literal, home office não significa necessariamente que o trabalho é realizado na casa do colaborador, mas sim, em um local alternativo ao escritório da empresa.


Uma pessoa pode, portanto, desenvolver seu trabalho home office a partir de:

  • hotéis;

  • aeroportos;

  • de casa;

  • cafeterias, entre outros.

Com a necessidade de distanciamento social para conter a disseminação do novo coronavírus (Covid-19), muitos trabalhadores tiveram suas atividades suspensas e outros muitos tiveram o home office como medida preventiva para manter o mercado ativo.


Empresas de diversos setores e portes precisaram mandar sua força de trabalho de volta pra casa para não fechar suas portas. Home office é o termo usado para descrever um escritório doméstico, que pode ser estruturado, essencialmente, de três maneiras:

  • por funcionário de uma empresa;

  • por freelancer;

  • ou sendo empresário de uma empresa home based*.

Outros termos relacionados a essa modalidade de trabalho são conhecidos como: trabalho remoto, trabalho à distância e trabalho portátil.


O home office tem se tornado mais comum entre as empresas do Brasil, principalmente pela mudança de cultura organizacional inovadora, que passa, cada dia mais, a valorizar a qualidade de vida de seus colaboradores.


Antes da pandemia do Coronavírus, acreditava-se que até 2020 quase 90% das corporações já oferecessem aos seus funcionários alguma modalidade de trabalho à distância.


Além disso, o mundo em que vivemos está muito ligado à tecnologia e produtividade – empresas que não conseguem atingir o seu máximo potencial, não conseguem sobreviver ao mercado competitivo atual.


Isso tem feito com que as empresas se tornem mais flexíveis e passem a apostar em novas formas de se trabalhar e nas vantagens do home office.


Quais os benefícios do home office para a empresa?


Com a adoção do home office, tanto os funcionários, quanto as empresas podem sair ganhando. A prática permite uma maior flexibilização, o que gera maior produtividade nas atividades e redução de custos, sem queda na qualidade. Não para por aí, entre os benefícios do home office para a empresa, ainda estão:

  • Economia com encargos sociais;

  • Oferecimento de produtos e serviços melhores e com custos reduzidos;

  • Vantagens fiscais;

  • Otimização de suas atividades;

  • Retenção de talentos, afinal o home office faz parte do pacote de benefícios da empresa;

  • Maior produtividade com a redução de interrupções no trabalho;

  • Redução de desperdícios de recursos;

  • Contratação de especialistas e talentos sem a preocupação da distância;

  • Leis trabalhistas mais estruturadas.

Esses são apenas alguns dos benefícios do home office para a empresa. Mas, e para os colaboradores, quais as vantagens do home office?


Como o profissional se beneficia com o home office?


Graças à popularização da internet e o desenvolvimento de diversas tecnologias da informação, que permitem o trabalho móvel, tornou-se muito mais fácil e cômodo para o colaborador desenvolver suas atividades com o home office.


1. Flexibilidade


Poder contar com horários flexíveis de trabalho é uma das vantagens do home office mais buscados pelos profissionais atualmente. Poder definir e organizar o horário que irá trabalhar, executar suas tarefas nos momentos de maior concentração e conciliá-los com compromissos pessoais. Qual funcionário não gostaria disso?


O home office tem permitido uma maior flexibilidade de horários para os colaboradores, o que tem contribuído significativamente para o aumento da produtividade dos profissionais.


2. Comodidade


Não se preocupar em pegar trânsito ou utilizar transportes públicos para chegar ao trabalho, principalmente nas grandes metrópoles, tem sido um dos grandes benefícios do home office. A comodidade de não perder horas no trânsito é um fator determinante para o sucesso dessa modalidade.


3. Qualidade de vida


O tempo economizado com o home office pode ser revertido em momentos que o funcionário passará com seus familiares, irá praticar esportes, estudar, cuidar da saúde ou até resolver assuntos pessoais.


A melhora na qualidade de vida no trabalho é um fator essencial para os funcionários buscarem por esse tipo de trabalho.


4. Redução de gastos


Não é apenas a empresa que irá economizar, o colaborador também poderá cortar gastos, como os de transporte e de alimentação em restaurantes, por exemplo.


Mas, como fica a regulamentação do home office e as leis trabalhistas?


O home office já é uma modalidade reconhecida e regulamentada pela CLT e oferece garantias tanto para empregadores, como para empregados. Há regras estabelecidas que preveem os mesmos direitos trabalhistas e previdenciários da CLT para quem exerce trabalho remoto.


Após a reforma trabalhista de 2017, com a regulamentação do home office, é necessário estabelecer alguns pontos no contrato de trabalho, como por exemplo quem vai arcar com os custos de infraestrutura e equipamentos para o desenvolvimento da atividade.


Sobre a jornada de trabalho, não há limites para as horas trabalhadas, nem pagamento de hora extra. Deve haver um acordo entre as partes sobre a quantidade de tarefas. Enquanto as regras das férias CLT e 13º salário, devem ser mantidos.


Assim, não há diferenciação para as regras aplicadas no trabalho dentro da empresa e a regulamentação do home office, desde que as relações de emprego sejam caracterizadas no contrato.


O funcionário continua, então, a ter direito de todos os benefícios previstos, salvo a exceção do vale-transporte, que apenas será obrigatório nos dias em que o colaborador precisa ir até a empresa. (Veja mais sobre a legislação do home-office).


Como implantar home office na empresa


Agora que você conheceu os benefícios do home office para a empresa e as vantagens para os colaboradores, é hora de aprender a como implantar o home office na empresa.

Se sua organização está pensando em aderir a essa modalidade de trabalho, é fundamental se preparar para conseguir alcançar os melhores resultados.


Uma boa alternativa é implementar a modalidade aos poucos. O RH pode realizar um programa piloto para avaliar como seus colaboradores irão se sair, como será a produtividade e o desempenho das atividades.


Para efetivo sucesso e garantia dos benefícios do home office para a empresa é necessário também que a organização adote uma cultura organizacional de alta performance.


Confira a seguir um passo a passo que irá ajudar o RH na implementação do modelo de trabalho:


1. Seleção dos profissionais


O home office é uma modalidade que atrai a maioria das pessoas, no entanto, nem todos os profissionais estão preparados para ela.


Ela exige comprometimento e organização, portanto é importante avaliar o perfil comportamental dos colaboradores antes de definir quem poderá desempenhar o home office.


Estabeleça regras claras que levem em consideração toda a complexidade dos trabalhos que deverão ser desenvolvidos, além dos riscos de segurança que as informações da empresa estarão expostos fora do ambiente de trabalho.


É importante que o colaborador esteja ciente das responsabilidades que irá assumir.


2. Forneça sistemas e softwares


Para que o funcionário possa desempenhar todas as suas atividades assim como faria em seu escritório, é necessário que ele tenha à sua disposição todas as ferramentas e softwares da empresa.


Portanto, antes de liberar o home office, a empresa deve conversar com o time de TI para avaliar o que pode ser feito remotamente e quais acessos devem ser liberados ao colaborador.


3. Estabeleça objetivos reais


Assim como os empregados internos, quem trabalha em home office também deve ser analisado pelo RH para que seja possível medir seus resultados. Portanto, estabeleça objetivos reais para que o colaborador saiba o que a empresa espera dele.

Leia também: O que é meta SMART.

4. Avalie os resultados


Para saber se a modalidade está trazendo os benefícios do home office para a empresa é importante medir o resultado dos colaboradores. A empresa deve, então, adotar mecanismos de monitoramento constante e realizar feedbacks continuos e periódicos para buscar sempre pelos melhores resultados.


Dicas home office: como fazer o trabalho render nessa quarentena


Uma das medidas corporativas adotadas por empresas em todo mundo durante a pandemia do Covid-19 foi o home office. E só quem trouxe o escritório pra casa sabe o quanto ter um planejamento é essencial para manter o seu rendimento e a eficácia no trabalho. Por isso, confira as dicas home office que preparamos para manter uma organização home office:

  • organize o espaço;

  • invista numa Internet de qualidade;

  • defina uma agenda;

  • avise seus familiares;

  • bloqueie distrações;

  • respeite o fim do expediente.

Para quem não está acostumado ou não tem um plano operacional, como no caso da empresa home based*, trabalhar em casa pode ser um desafio. O fluxo de pessoas, filhos, afazeres domésticos, liberdades com as redes sociais, bagunça, e assim por diante; as distrações em casa são inúmeras por isso organização deve ser uma regra. 

Como trabalhar de home office com eficiência?

Planejamento é o segredo para manter uma organização home office com qualidade.

Organize o espaço

A primeira dica home office é arrumar o espaço onde você vai trabalhar. Escolha um ambiente agradável e bem iluminado, e certifique-se de que sempre será o mesmo local. Assim, o seu cérebro pode identificá-lo como local de trabalho e o distinguir do restante da casa.

Limpe a mesa, arrume as gavetas, separe os materiais auxiliares e evite acumular coisas dispensáveis. Tenha no local somente o necessário.

Invista numa Internet de qualidade

Como trabalhar de home office sem uma internet eficiente? Com a realidade que vivemos, isso é praticamente impossível. Por isso, turbinar a conexão à internet também é importante.

Desta forma, reuniões on-line, ligações via WhatsApp, envio de materiais, downloads de arquivos, dentre outros, serão facilmente realizados, mantendo o fluxo ativo de trabalho.

Defina uma agenda

Uma das nossas dicas home office mais interessantes é o estabelecimento de uma rotina de trabalho, ou seja, ter uma agenda definida. Assim como no trabalho, tenha horário para começar e terminar as atividades profissionais.

Cumpra a agenda rigorosamente e não se esqueça de fazer pausas, elas são muito importantes para manter o equilíbrio físico e emocional.

Avise seus familiares

Uma dica importante para quem não mora sozinho e tem a família em casa durante a quarentena é avisá-los sobre a sua agenda. Tê-lo em casa pode passar diversas mensagens aos seus familiares, por isso notificá-los sobre suas atividades profissionais é indispensável

É importante mostrar que, mesmo presente, você não estará disponível em alguns momentos do dia. Algumas sinalizações podem ajudar, por exemplo quando estiver de crachá ou com a porta fechada, você não pode ser incomodado.


Bloqueie distrações

Assim como dissemos, as pausas são essenciais para manter o equilíbrio. E nestes momentos, acessar as redes sociais só para dar uma conferidas nas mensagens pessoais, ver uma notícia ou ainda espairecer, é um comum.

Contudo, como as pausas não são fiscalizadas, a distração nessas plataformas digitais podem tomar mais tempo do que você planejou, comprometendo não só a sua agenda como também a sua reputação no trabalho.

Estando sozinho, a tendência é que as pessoas recorram às redes sociais com mais frequência. E como trabalhar de home office pode trazer comodidades como a liberdade, esse cuidado deve ser redobrado. 

Respeite o fim do expediente

Por fim, nossa última dica home office é ir embora do escritório doméstico. Finalizado a agenda do dia, é importante que você saia do espaço criado para home office e “vá pra casa”.

Não fique entrando e saindo do espaço ou usando-o como extensão da sua casa, deixe-o apenas para quando estiver trabalhando. Assim, seu cérebro pode identificá-lo como local de trabalho, preparando o seu estado mental e físico.

Além disso, é importante que você não se torne um refém do trabalho dentro da sua própria casa. Respeitar a agenda é fundamental; cumprido a sua jornada diária, foque-se em você e na sua família. 

Conclusão


O home office é uma prática moderna e muitas empresas ainda possuem receio em implementá-la em seus negócios. Entretanto, como você pode ver, essa modalidade pode trazer muitas vantagens para a sua empresa e contribuir significativamente para a economia de recursos e qualidade dos serviços e produtos. Além de ajudar sua empresa a sair na frente da concorrência!


Depois dessas dicas de home office, você já sabe como administrar essa experiência fora da empresa. Mesmo tendo maior liberdade de atuação e flexibilidade, o home office deve ser encarado com seriedade, sob o risco de comprometer o seu rendimento profissional.


Para que ele seja eficiente, você deverá ser capaz de se autogerir, tendo foco no ritmo de produção, cumprimento de tarefas, realização de pausas e sustentação de uma disciplina regrada. A organização home office é um desafio, mas com planejamento você pode manter a qualidade do seu trabalho nessa quarentena e se surpreender.


A RHEIS Consulting atua na dimensão humana promovendo desenvolvimento pessoal e organizacional. Possuímos instrumentos e metodologia para construção de equipes, análise comportamental, motivacional, competências e demais serviços que podem lhe ajudar na implantação do home-office na sua empresa.

 

*O termo inglês home-based, em tradução livre, significa “baseado em casa”. No mundo dos negócios, diz respeito as empresas que possuem sua sede na residência do empreendedor.

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