Assinatura Eletrônica: Inovação Digital na Gestão de Contratos
- RHEIS Consulting
- 17 de abr. de 2024
- 6 min de leitura
Atualizado: há 3 dias
De acordo com o artigo 3º, inciso II da Lei da Assinatura Digital, uma assinatura eletrônica é definida como "dados em formato eletrônico que se ligam ou estão logicamente associados a outros dados em formato eletrônico e que são utilizados pelo signatário para assinar". Isso pode incluir senhas, ações específicas, combinações, versões digitalizadas, e assinaturas realizadas por meio de certificado digital.
Uma assinatura eletrônica é um método de autenticação digital que permite que uma pessoa assine documentos eletronicamente, substituindo a necessidade de uma assinatura manuscrita.
1. Tipos de Assinatura Eletrônica
Os tipos de assinatura eletrônica, conforme o artigo 4º da Lei, são classificados em ordem de complexidade:
Assinatura Eletrônica Simples: Permite identificar o signatário ou associar dados eletrônicos a ele. Exemplos incluem e-mails, senhas por telefone e identificação corporativa.
Assinatura Eletrônica Avançada: Vincula a identidade de uma pessoa à assinatura, utilizando certificados não emitidos pela ICP-Brasil ou outros meios aceitos pelas partes para comprovar a autoria e a integridade de documentos eletrônicos. Exemplos incluem biometria.
Assinatura Eletrônica Qualificada: Utiliza certificado digital ICP-Brasil, também conhecida como assinatura digital.
A assinatura eletrônica avançada deve obedecer a certos requisitos, como estar associada de maneira unívoca ao signatário, detectar modificações posteriores e ser operada exclusivamente pelo signatário com elevado nível de confiança.
2. Quais as vantagens da assinatura eletrônica?
A assinatura eletrônica é muito benéfica para as organizações. De que o gestor pode usufruir ao utilizar esse recurso? Veja:
Rapidez: facilita a coleta de assinaturas em documentos, bastando 37 minutos, de acordo com estudo da LunarPen, de 2020.
Segurança: as medidas de segurança das assinaturas eletrônicas minimizam chances de acesso indevido, alteração e fraude.
Mobilidade: é possível assinar documento pelo celular, pois há plataformas de assinatura eletrônica que disponibilizam apps.
Menos burocracia: a assinatura eletrônica evita as idas e vindas do documento, dispensa o reconhecimento de firma e outras burocracias.
Melhor gestão da informação: com a possibilidade de assinar eletronicamente os documentos, é possível organizá-los de maneira compreensiva e facilitada.
Redução de custos: o mesmo estudo da LunarPen comprovou uma redução de custos de até 79% devido à economia com compras de papel, logística de contratos e cartas registradas, gestão de documentos etc.
Com tantas vantagens, é preciso adotar esse recurso o quanto antes, não é mesmo? Além disso, é importante saber como assinar um documento eletronicamente.
3. Como assinar um documento eletronicamente?
Para assinar um documento em um meio digital, o mais rápido e eficaz é utilizar uma plataforma de assinatura eletrônica. Isso porque ela viabiliza a organização dos documentos, a configuração de requisitos e ordem de coleta de assinaturas, dentre outras funcionalidades.
Após escolher sua plataforma, basta fazer o upload do documento e preencher os campos necessários, como e-mail dos signatários. Você pode selecionar seu certificado digital, se for o caso. Após o signatário receber o e-mail, basta clicar no link enviado para assinar o documento de forma online.
4. Em quais setores é possível usar assinatura eletrônica e assinatura digital?
Todos os setores da economia podem utilizar estes recursos para usufruir dos benefícios que eles proporcionam. Afinal, independentemente da diferença entre assinatura digital e eletrônica, ambas são soluções tecnológicas que otimizam os processos empresariais.
E não custa lembrar que a assinatura feita com certificado digital e a assinatura eletrônica têm validade jurídica.
A importância da tecnologia para otimizar os processos empresariais
No cenário atual, uma empresa que não aderiu à transformação digital está em risco de extinção.
Não basta ter em mente o uso de assinatura digital x eletrônica, porque estes são apenas dois recursos importantes.
O uso de outras soluções tecnológicas, como ERPs, CRMs e GED, se tornou imprescindível para aumentar a produtividade das equipes e maximizar o uso dos recursos. Com a automatização dos processos internos, a empresa consegue melhorar suas entregas e aprimorar a experiência do consumidor.
Como obter a Assinatura Eletrônica? Quais empresas são confiáveis?
Agora você já sabe a diferença entre assinatura digital e eletrônica, e as características de cada recurso, destacaremos 8 melhores opções do mercado para você adquirir sua assinatura eletrônica de forma mais segura, prática e automatizada:
1. Clicksign
ClickSign é uma solução para a assinatura digital e gerenciamento de documentos eletrônicos. A plataforma permite a assinatura de qualquer tipo de documento digital, incluindo contratos, acordos e declarações, com total validade jurídica. Com tecnologia avançada, API REST integrada e suporte humanizado, a solução é fácil de usar e personalizável, otimizando o tempo e os custos dos processos empresariais. Quer saber mais? Acesse a página e solicite uma demonstração gratuita ou contrate.
2. ZapSign
ZapSign é uma plataforma de assinatura digital simples e segura, que permite criar, enviar e assinar documentos de qualquer lugar, direto pelo computador ou celular, com validade jurídica reconhecida em diversos países. A plataforma é muito fácil de usar, permitindo que os usuários gerenciem documentos, incluindo assinaturas em PDFs, verifiquem o status de aprovação de documentos, enviem lembretes, além de muitas outras funções.
Com interface intuitiva, criptografia avançada e recursos como lembretes, status de aprovação e gestão centralizada de contratos, o ZapSign descomplica a burocracia, economiza tempo e reduz custos operacionais.
3. Certisign Assinaturas
O Certisign Assinaturas é uma plataforma digital que permite assinar documentos eletronicamente com validade jurídica, oferecendo recursos como assinatura digital e eletrônica, assinatura em lote, armazenamento em nuvem por 5 anos, trilha de auditoria em tempo real e integração com o aplicativo SignApp. A plataforma também oferece automação de fluxos de assinatura, envio de documentos em lote, modelos reutilizáveis e notificações em cada etapa do processo.
Os planos disponíveis da Certisign Assinaturas incluem opções mensais, anuais e créditos avulsos, com todos os planos oferecendo funcionalidades como assinatura com certificado digital ICP-Brasil, assinatura eletrônica, carimbo do tempo, gestão de workflow de assinatura e relatórios gerenciais. Além disso, a Certisign oferece serviços digitais avulsos, como biometria facial e e-mail registrado, para garantir maior integridade no processo de assinatura.
Acesse o site da Certisign Assinaturas e confira!
4. ContraktorSign
O ContraktorSign é um software de assinatura digital ilimitada com validade jurídica, que permite assinar documentos de forma rápida, segura e sem necessidade de impressão ou envio físico. Oferece armazenamento em nuvem, controle em tempo real do status das assinaturas e personalização dos pedidos com o logo da empresa.
A plataforma garante a integridade e confidencialidade dos documentos, cumpre as normas legais e permite acompanhar quem assinou e quando. Com o ContraktorSign, você reduz custos, agiliza processos e mantém uma gestão organizada e profissional dos seus documentos.
Quer saber mais? Acesse o site oficial e utilize o cupom CK8233MI10 e ganhe 10% de desconto na aquisição de um plano.
5. Autentique
O Autentique é uma solução de assinatura digital que permite assinar documentos online de forma simples, segura e sem uso de papel. Suporta diversos tipos de arquivos, como PDFs e contratos, e conta com recursos como organização em pastas, personalização de e-mails e lembretes de assinatura.
A plataforma envia notificações de vencimento, permite personalizar a identidade visual dos documentos e integra-se facilmente a outros sistemas via API GraphQL, oferecendo uma experiência prática e eficiente na gestão de assinaturas.
Quer saber mais? Acesse o site oficial da Autentique.
6. Zoho Sign
O Zoho Sign é um aplicativo de assinatura digital que permite assinar e verificar documentos com validade jurídica em qualquer dispositivo. Usado por áreas como jurídico, RH, financeiro e vendas, facilita a assinatura de contratos, propostas, acordos e diversos outros tipos de documentos.
A ferramenta oferece coleta de múltiplas assinaturas em ordem personalizada, lembretes, campos com drag and drop, notificações em tempo real e mensagens aos signatários. Com segurança reforçada, autenticação multifator, permissões customizáveis e integração com Gmail, Google Drive, Dropbox, OneDrive e mais, o Zoho Sign garante praticidade, controle e proteção dos documentos.
7. Panda Doc
O PandaDoc é um software que automatiza as propostas com gestão de assinaturas eletrônicas voltadas aos clientes. O PandaDoc automatiza a geração de documentos de cotações e gerencia o fluxo de trabalho dando aos vendedores mais tempos para focarem nos demais processos de seus pipelines.
O PandaDoc é uma ferramenta tudo-em-um para criar, editar, enviar, rastrear e assinar documentos eSign de forma rápida e fácil. Descubra uma maneira melhor de gerar propostas, cotações e contratos com aparência profissional e sem erros com o PandaDoc.
Saiba mais no site oficial.
8. 1Doc
O 1Doc é uma plataforma online de comunicação, atendimento e gestão de documentos para órgãos públicos. A plataforma permite registrar e tramitar documentos eletronicamente, o que aumenta a formalização de solicitações. A 1Doc permite que os usuários assinem digitalmente documentos, o que certifica o remetente da mensagem no ambiente eletrônico. A assinatura digital garante a autenticidade, integridade e confiabilidade da identidade do responsável pelo documento.
Acesse o site e saiba mais.
Conclusão
Entender a diferença entre assinatura digital e eletrônica é crucial para garantir a segurança e a validade jurídica dos documentos eletrônicos. A assinatura digital é uma forma específica e mais segura de assinatura eletrônica, exigindo um certificado digital validado pela ICP-Brasil. Em contrapartida, a assinatura eletrônica pode ser realizada de diversas maneiras, com diferentes níveis de segurança e complexidade, adaptando-se às necessidades de cada situação.
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